Приказ о назначении ответственного за обработку данных — пример и особенности составления

В законе указано, что каждый субъект бизнеса, у которого есть персональные данные его работников, должен защищать их и не допускать доступа к ним сторонних лиц. За обеспечение этого ответственность законом возложена непосредственно на руководителя.

С целью определения состава персональных данных и механизма по их защите на предприятии разрабатывается специальный документ — положение по защите персональных данных.Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Поскольку директор отвечает за общее функционирование предприятия, он может установить одно либо несколько лиц, которые будут иметь доступ к персональным данных на предприятии и осуществлять необходимые мероприятия по их защите.

Такие лица могут производить доступ ко всем имеющимся данным без получения предварительного разрешения на данные действия. Для того, чтобы закрепить свой выбор, руководитель оформляет приказ на назначение ответственного лица.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Обычно, ответственным лицом назначается руководитель либо один из работников кадрового отдела. При осуществлении данных обязанностей он должен руководствоваться действующим у субъекта бизнеса положением и иными внутренними актами.

Но предварительно, чтобы работать с данными, ему необходимо получить от каждого работника согласие на обработку персональных данных.

Внимание: поскольку персональные данные каждого человека являются очень важными, за их разглашение либо предоставление несанкционированного доступа может налагаться не только дисциплинарная, но также в отдельных случаях материальная, административная либо уголовная ответственности. Поэтому, очень важно закрепить в письменной форме кто за что должен отвечать.

Как составить приказ о назначении ответственного за персональные данные

На предприятии должен быть назначен сотрудник, ответственный за подготовку пакета документов о защите конфиденциальной информации. Такое назначение делается на основании соответствующего приказа руководителя. Назначенный сотрудник должен подготовить определенный пакет документов, среди которых:

  • положение об обработке и защите конфиденциальной информации. Образец приказа об утверждении положения о персональных данных 2019 детально описан в специальном материале;
  • образец приказа о хранении персональных данных;
  • политика предприятия в отношении таких сведений;
  • перечень лиц, имеющих доступ к ним;
  • согласие на обработку;
  • соглашение о неразглашении;
  • журнал учета передачи данных.

Перечисленные документы вводятся в действие соответствующим распоряжением руководителя организации.

Учтите, что недостаточно утвердить такой приказ. Всех работников надо ознакомить с ним под подпись (ст. 86 ТК РФ).

Каждая компания, имеющая в штате хотя бы одного сотрудника, становится оператором персональных данных. ПД нуждаются в защите и могут использоваться только с согласия их субъекта – это законодательно определено.

И стало быть, кто-то должен следить за тем, чтобы на предприятии не происходило случайной или преднамеренной утечки личных сведений и нести ответственность за их сохранность.

Унифицированной формы нет, распоряжение оформляется в вольном формате, с учетом всех правил делопроизводства.

Плохая новость: появятся два новых штрафа за нарушения в работе с персональными данными. Хорошая новость — в этой статье мы собрали все способы, как организовать работу с персданными так, чтобы было удобно вам и безопасно для компании. Как облегчить себе работу узнаете из статьи журнала “Справвочник кадровика”.

Шаг 1. Если есть фирменный бланк – оформляется приказ на нем, если таковой отсутствует – в шапке указывается полное название компании.

Шаг 2. Указывается исходящий номер и дата составления.

Шаг 3. Пишется название документа – приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Шаг 4. Поясняется с какой целью издается распоряжение (в целях обеспечения защиты ПД) и на основании чего (ст. 22.1 ФЗ №152 от 27.07.2006 «О персональных данных», ЛНА Положение от ПД).

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Шаг 5. Пишется основная часть приказа, отражающая его суть – указание назначить сотрудника (ФИО, должность) ответственным за ПД.

Шаг 6. Хотя это не оговаривается законодательно, но, само собой разумеется, что такому работнику нужен заместитель, способный заменить его во время отсутствия. Следующим пунктом директор назначает его, по аналогии с основным ответственным.

Шаг 7. В общих чертах описываются функции ответственного, полностью расписывать их в приказе не нужно, они уже есть в соответствующей должностной инструкции.

В отношении данного распоряжения не существует строго определенной нормами законодательства формы. Приказ может оформляться в свободном виде.

Для этого может применяться фирменный бланк, или обычный бланк, где содержание приказа излагается в доступном виде. Главное требование при этом — приказ должен содержать все обязательные для него элементы.

Если для оформления распоряжения используется обычный бланк, то в верхней части располагается наименование компании, ее адрес и все регистрационные коды, присвоенные фирме.

Далее ниже проставляется наименование документа «ПРИКАЗ». Здесь же отмечается номер документа, присваиваемый ему после регистрации его в книге приказов. В дальнейшем этот номер и дата будут являться главным идентификатором приказа в системе делопроизводства компании.

Ниже отражается наименование приказа, которое фиксирует краткое содержание этого распоряжения. Здесь можно написать, к примеру, «О назначении ответственного по работе с персональными данными».

В следующей строке записывается дата составления приказа, а также наименование населенного пункта, в котором он подписывается.

При заполнении вводной части распоряжения, нужно обязательно сделать ссылку к нормативному акту. Например, ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

После этого следует распорядительная часть, которая начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» и может включать в себя:

  1. Распоряжение об установлении ответственного лица на предприятии за работу с персональными данными с указанием его должности и личных данных.
  2. Установление ответственного лица для случая, когда основной работник будет отсутствовать по самым разным причинам на предприятии и определение размера полагающейся ему доплаты за это.
  3. Распоряжение должностным лиц, во исполнение которого они будут осуществлять защиту и ограниченный доступ к персональным данным.
  4. Назначить лицо, на которое будет возложен контроль за реализацией выше перечисленного в приказе.
  • Внимание: в этот приказ можно включать распоряжение провести отражение в этом документе также необходимости корректировки должностной инструкции лица, в обязанности которого включается функция ответственного по персональным данным.
  • Составленный документ должен быть подписан руководителем компании.
  • Далее в качестве подтверждения факта ознакомления работников, перечисленных в этом документе, они проставляют свою визу, указывают свои данные и проставляют дату этого события.

Является ли данный приказ обязательным

Законодательный акт устанавливает, что составление и издание данного приказа по назначению ответственного лица является обязательным для каждого субъекта бизнеса.

Только в таком приказе устанавливаются лица, которые имеют право на предприятии работать с персональными данными, осуществлять их обработку и мероприятия по защите.

Важно: отсутствие такого приказа будет определяться как нарушение, с наложением ответственности согласно действующих норм КОАП.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Трудоустраиваясь на предприятие, человек доверяет ему свою личную информацию, а оно, в свою очередь, обязуется сохранять ее, не допуская разглашения. При этом руководитель компании несет личную ответственность за сохранность персональных данных.

►Составляем Политику обработки персданных по новым требованиям Роскомнадзора

Однако, как это принято в организациях, директор часть своих обязанностей делегирует доверенным сотрудникам. Это касается и работы с ПД – посредством издания соответствующего распоряжения назначается ответственный работник. Он собирает сведения о персонале, получая с каждого согласие на их обработку, обеспечивает их надежное хранение и работу с ними в рамках законодательства.

В идеале доверить работу с ПД надо штатному юристу, но они есть далеко не во всех компаниях, поэтому чаще всего ответственность возлагается на кадровика или секретаря.

Никаких особенных требований к назначаемому лицу не предъявляется, но, разумеется, он должен быть осведомлен с Положением о защите персональных данных и осознавать всю меру своей ответственности и серьезность порученной ему задачи.

Закон о персональных данных указывает, что каждый субъект бизнеса самостоятельно выбирает лицо, которое внутри него будет осуществлять работу с персональными данными. Таким образом, в качестве него может выступать любой штатный работник организации.

В законе не прописаны какие-либо особые требования к такому лицу — какими он должен обладать знаниями, навыками, на какой должности работать.

Но оно должно в полной мере выполнять функции и обязанности, предназначенные для ответственного сотрудника по защите персональных данных:

  • Контролировать внутри организации исполнение закона по персональным данным, в том числе мероприятий по их защите;
  • Объяснять работникам субъекта бизнеса действие отдельных положений нормативных актов, отвечающих за работу с персональными данными;
  • Принимать и обрабатывать запросы на доступ к данным работников.

Выполнение таких обязанностей будет требовать от кандидата умения подготавливать распорядительные документы, а также работать с законодательными актами всех уровней.

Наиболее оптимальным вариантом для такой работы будет работник юридического отдела. Если же такого специалиста на предприятии нет, то обычно указанные обязанности налагаются на секретаря либо кадровика.

Допускается назначить ответственными за защиту данных целый отдел предприятия. В этом случае основную ответственность будет нести руководитель данного подразделения.

Внимание: если работник, который ранее исполнял обязанности по защите данных, увольняется, то необходимо назначить новое лицо. При этом издается новый приказ, первым пунктом которого будет объявление предыдущего приказа о назначении ответственного лица, недействительным.

Как правило, таким сотрудником является работник службы персонала (отдела кадров), поскольку именно он в ходе своей работы чаще всего сталкивается с персональными данными сотрудников.

Как ознакомить с приказом

Чаще всего достаточно после основного текста приказа на том же листе ниже подписи руководителя составить список лиц, упомянутых в документе, и предложить им поставить автограф напротив своей фамилии.

Иногда удобно сделать это в виде таблички: номер п/п, ФИО, должность, дата, место для подписи.

Когда приказ касается многих работников, целесообразно сформировать отдельный лист ознакомления с приказом в форме такой же таблицы.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Крайне важно, чтобы работник действительно прочел распоряжение и понял, что ему поручено, а не просто расписался для галочки. Проставляя свою роспись, он соглашается с текстом приказа, принимает на себя ответственность и должен быть готов отвечать по закону, если нарушит указания руководства.

Читайте также:  Заявление о наложении ареста на имущество должника: образец

Если ответственность за отсутствие приказа

Пакет названных документов поможет не только соблюсти закон, но и обезопасить организацию от претензий со стороны Роскомнадзора — проверяющего органа в этой сфере. Права и обязанности контролирующего органа и инспектируемой организации регулируются Приказом Минкомсвязи России № 312 от 14.11.2011. А с 23.02.

Контролеры обращают внимание и на наличие документации, и на выполнение предусмотренных в ней мер безопасности. За разглашение личной информации сотрудников работодателю и его должностным лицам (руководителю, бухгалтеру, секретарю, сотрудникам отдела кадров) может грозить ответственность:

  • дисциплинарная — на основании пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
  • административная — на основании ст. 13.11 КоАП РФ (штраф до 75 000 рублей);
  • уголовная — с учетом положений ст. 137 УК РФ (штраф до 300 000 рублей либо лишение свободы на срок до 3-4 лет).

Работодатель должен помнить, что вся информация о работнике должна быть получена от него самого или из третьих источников, но только с его письменного согласия. Воспользоваться такой возможностью можно, если утрачены какие-либо документы.

Нередки случаи, когда сведения о сотруднике меняются, например, при смене фамилии или изменении семейного положения.

Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого работник должен уведомить работодателя об изменениях. Поэтому рекомендуется закрепить сроки в локальном нормативном акте.

Уведомить работодателя необходимо посредством соответствующего заявления, подкрепленного документами, удостоверяющими изменения.

Образец

  1. Нормами законодательства предусматривается, что хозяйствующий субъект должен определять ответственных лиц для работы с персональными данными.
  2. Чтобы выполнить данную обязанность, руководитель организации издает приказ, которым утверждается должностное лицо для работы с персональными данными.
  3. В соответствии с нормами только это лицо должно вести работу с персональными данными, обеспечивать их защиту, ограничивать доступ к ним третьих лиц, не допускать несанкционированное их использование.

Важно: поэтому игнорировать составление приказа на ответственное лицо, считается нарушением законодательства о персональных данных.

За такое несоблюдение закона существует согласно КоАП ответственность в виде объявления предупреждения или установления штрафных санкций:

  • в отношении физлиц — 300-500 рублей.
  • в отношении ответственных лиц на предприятии — 500-1000 рублей.
  • в отношении юридических лиц — 5000 — 10000 рублей.

Источник: https://OffshoreFinance.ru/prikaz-naznachenii-otvetstvennogo-rabote-personalnymi-dannymi/

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения

Когда хозяйственный субъект заключает трудовой контракт с наемными работниками или вступает в иные отношения с физлицами, то ему приходится иметь дело с их персональными данными. Существующие нормы права обязывают субъектов обеспечивать сохранность персональных данных. Поэтому в компаниях издается приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Также с этой целью на предприятии создается нормативный документ — Положение о защите персональных данных, в котором закрепляются основные понятия, процедуры и мероприятия по защите личных сведений.

Так как у директора фирмы достаточно много обязанностей, необходимо еще закрепить ответственное лицо или нескольких лиц, в обязанности которых будет входить работа с этой информацией, а также осуществление процедуры защиты персональных данных.

Именно это лицо может без получения предварительного разрешения работать с персональными данными. Чтобы закрепить за выбранным сотрудником данные функции, руководство компании должно издать приказ.

Как правило, таким человеком является представитель кадровой службы. В своей работе он должен руководствоваться действующим на предприятии локальным нормативным актом. При этом даже ему для работы с подобной информацией необходимо от поступающего сотрудника получить согласие на обработку персональных данных.

Внимание! Кроме этого, в связи с важностью данных сведений, за допущение несанкционированного их использования, может устанавливаться не только дисциплинарная ответственность, но и материальная, административная и уголовная. Поэтому очень важно в письменном виде установить кто и за что отвечает.

  • Существующие нормативные акты определяют, что издание приказа о назначении ответственного лица по персональным данным является обязательным для всех юридических лиц.
  • Именно в этом документе происходит обозначение всех лиц организации, которые имеют право работать с этими сведениями, начиная от рядовых сотрудников фирмы и заканчивая ответственным, кто организует и координирует защиту данной информации.
  • Если этого приказа на предприятии не будет, это считается нарушением законодательства, за которое существуют меры наказания, определенные в КоАП.

Кого назначать ответственным

Закон определяет, что субъект бизнеса должен самостоятельно назначить лицо, которое будет отвечать за работу с персональными данными сотрудников. Это значит, что таким работником может быть любой человек, который трудится в компании.

Закон не устанавливает для него каких-либо требований — к должности, образованию, навыкам и т. д.

Однако, это лицо должно будет исполнять функции и обязанности, которые возлагаются на ответственного по защите персональных данных:

  1. Выполнять контроль внутри компании за соблюдением требований закона о персональных данных, в том числе требований по их защите;
  2. разъяснять работникам компании положения нормативных актов, связанных с обработкой и защитой персональных данных;
  3. Осуществлять прием и обработку запросов на персональные данные.

Кроме этого, исполнение этих обязанностей требует навыков по подготовке распорядительной документации, а также разбираться в законодательных актах. Самым оптимальным вариантом для этой должности будет сотрудник юридического отдела. Если такого нет, то такие обязанности можно возложить на кадровика или секретаря.

Допускается назначить ответственными целый отдел. Но в этой ситуации личную ответственность за работу с персональными данными будет нести руководитель этого отдела.

Внимание! В случае, если сотрудник, назначенный выполнять данные обязанности, увольняется, то необходимо выбрать и назначить нового ответственного. При этом первым пунктом нового приказа должно быть объявление недействительным предыдущего распоряжения.

Для такого рода приказа не устанавливается какая-либо специальная форма. Компания может составлять его на фирменном бланке, либо в произвольном формате, но с использованием перечня обязательных реквизитов.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

При составлении такого приказа «с нуля», в верхней части бланка необходимо проставить наименование субъекта бизнеса, его регистрационные коды, адрес расположения и банковские реквизиты.

После этого посередине строки ставится наименование документа «Приказ». Рядом можно указать номер распоряжения. Под ним этот документ нужно будет зафиксировать в книге учета распоряжений по предприятию.

На следующей строке обычно указывается краткое название распоряжения. Например, «о назначении ответственного по работе с персональными данными».

Вводная часть приказа должна сообщать об основании для назначения ответственного лица — ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

После этого идет слово «Приказываю», а затем попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначить ответственное лицо за работу с персональными данными, с указанием его должности и Ф.И.О.;
  • Определить, какой работник должен будет выполнять эти обязанности, если основной ответственный не будет находиться на своем месте (будет в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.);
  • Дать указание упомянутым работникам обеспечивать режим обработки данных на предприятии;
  • Определить, кто будет отвечать за исполнение указанного приказа.

Иногда в число распоряжений также включается пункт о внесении изменений в должностную инструкцию лица, назначенного приказом.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Распоряжение подписывается руководителем компании.

После этого в столбик перечисляются все работники, которые были упомянуты в документе. Напротив своих фамилий они должны будут проставить дату и подпись как подтверждение ознакомления с ним.

Есть ли ответственность за отсутствие приказа

Закон о персональных данных требует, чтобы субъект бизнеса выбрал работника, который будет отвечать за работу с персональными данными. Это требование выполняется путем оформления приказа. Только это лицо должно иметь полный доступ к персональным данным, разграничивать доступ к ним и защищать от несанкционированного использования.

Внимание! Если данного приказа в компании нет, то это будет расценено, как прямое нарушение закона о персональных данных.

КОАП за данные нарушения предусматривает вынесение предупреждения, либо наложение денежного штрафа:

  • на обычных граждан — 300-500 рублей;
  • на должностных лиц — 500-1000 рублей;
  • на организации — 5-10 тысяч руб.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-personalnye-dannye.html

Составляем приказ о персональных данных работников

К персональным данным относится информация, позволяющая определить конкретное лицо. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ определен перечень сведений, в том числе Ф.И.О., пол, возраст, фото и видео человека, образование, место проживания, семейный статус и другие подобные сведения, по которым конкретное лицо может быть идентифицировано.

Ответим в статье на вопросы о необходимости издания и содержании приказа о защите данных, а также ответственности работодателя при его отсутствии.

Зачем нужен приказ о персональных данных

Администрацией учреждения должна быть внедрена система защиты информации, касающейся сведений о работниках. Одним из элементов данной системы является издание распорядительного документа, определяющего алгоритм работы с данными.

Приказ о защите сведений определяет обязанность ответственных лиц обеспечить конфиденциальность персональных данных о сотрудниках и объем допуска каждого должностного лица.

Установленный образец приказа о защите персональных данных работников отсутствует, однако законодательно определено содержание документа, сопровождающего организацию процесса защиты информации:

  • назначение ответственного за организацию процесса обработки данных;
  • определение перечня лиц, допущенных к сбору, хранению и обработке;
  • утверждение положения об обработке и защите конфиденциальных данных.

Как правильно оформить приказ о персональных данных

  • Хотя образец приказа о персональных данных работников 2020 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.
  • В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.
  • Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)
  • Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:
  • собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
  • указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
  • указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
  • определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).
Читайте также:  Стороны исполнительного производства: взыскатель и должник, права и обязанности

Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

Образец приказа об изменении персональных данных работника

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Как заполнять

Приказ может состоять из следующих разделов:

  1. Общие положения. В разделе указывается цель принятия положения и круг вопросов, которые оно регулирует.
  2. Основные понятия. Состав сведений о работниках. Необходимо указать, какие конкретно документы в организации содержат указанные данные.
  3. Обработка данных. В разделе указаны условия, которые должны быть соблюдены при обработке.
  4. Передача данных. Необходимо установить порядок передачи сведений внутри организации, сторонним лицам и государственным органам.
  5. Доступ к данным. Включается информация о порядке внутреннего и внешнего доступа к данным о сотрудниках.
  6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту информации. Указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил ее хранения и использования.

Положение о персональных данных нужно довести до сведения всех сотрудников. Фактическое ознакомление с положением можно зафиксировать в тексте трудового договора, в положении в листе ознакомления с ним или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами учреждения.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Иногда информация о сотруднике меняется (например, в связи с замужеством происходит смена фамилии). В таком случае сотрудник направляет работодателю заявление, на основании которого последний издает приказ о внесении изменений в ряд документов.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Ответственность за отсутствие

Сведения о сотрудниках необходимо защищать от неправомерного доступа. Проверку организации выполнения требований 152-ФЗ осуществляет Роскомнадзор.

В законе прямо не установлены виды нарушений и ответственность за них. 152-ФЗ отсылает работодателя к иным отраслевым законодательствам. Так, УК РФ содержит нормы, предусматривающие ответственность за неправомерное использование информации о сотрудниках.

Основная ответственность за нарушение норм 152-ФЗ — административная, которую можно понести за нарушение порядка сбора, хранения и использования сведений, за их непредоставление по запросу уполномоченных структур.

За нарушение 152-ФЗ должностное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей при обработке информации, в том числе увольнению по пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-o-personalnykh-dannykh-rabotnikov

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных — бланк, образец, оформление

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

В июле 2017 года вступили в силу изменения в Административном кодексе РФ, касающиеся ужесточения наказания за нарушение порядка обработки персональных данных (ПД). Во избежание нарушений необходимо изначально грамотно организовать процесс обработки ПД, что, в свою очередь, невозможно без назначения ответственного.

Можно ли обойтись без ответственных

В отношении физических лиц, например, ИП, закон не содержит требований о назначении ответственного за обработку ПД (ООПД). Остальные операторы обязаны это сделать. Это не означает, что ИП не обязан обеспечить защиту ПД, но он может выбрать вариант, когда ответственным будет он сам.

Требование о назначении ответственных содержатся и в ст. 88 ТК РФ, где говорится, что обработку ПД могут осуществлять только специально уполномоченные лица.

ТК РФ Статья 88. Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами; не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись; разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Можно ли обойтись без приказа

При назначении сотрудника ООПД, на него возлагаются дополнительные обязанности, за невыполнение или ненадлежащие выполнение которых работнику грозит административная ответственность. В таких случаях составление приказа и ознакомление с ним работника под роспись обязательно.

В небольших организациях ООПД может быть руководитель. Составление приказа о наделении его такими полномочиями обязательно.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - примерКто может быть ответственным

ООПД целесообразно назначать сотрудников, которые собирают такие данные в силу своих должностных обязанностей, либо их руководителей. Персональные данные работника вносятся в различные документы, такие трудовой договор, как личное дело, учетная карточка и другие.

ООПД и лицо, имеющее доступ к ПД, это не одно и тоже. ООПД — это сотрудник, который организовывает работу с ПД в организации, контролирует исполнение законодательства, определяет уровень доступа и ответственность лиц, участвующих в обработке ПД.

Поэтому, наряду с назначением ООПД, необходимо определить список должностных лиц, имеющих доступ к ПД в связи с исполнением должностных обязанностей.

По основной деятельности или по личному составу

Вопрос о том, к какой группе приказов отнести приказ о назначении ООПД, не является праздным. От отнесения приказа к той или иной группе зависит срок его хранения.

Перечень приказов по основной деятельности определяется путем исключения из всех видов приказов компании приказов по личному составу (их исчерпывающий список содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов) и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Что включить в текст приказа

Во второй (распорядительной) части необходимо указать должность, инициалы и фамилия сотрудника, который назначается ООПД, дату, начиная с которой назначаемый приступает к выполнению обязанностей.

В тексте приказа, помимо сведений о назначаемом лице, могут быть приведены права и обязанности ООПД. Однако это не обязательно. Данные права и обязанности, как правило, уже сформулированы в Положении об обработке персональных данных, разработка которого обязательна. Здесь вы узнаете, что такое персональные данные и как осуществляется их защита.

Какие реквизиты должны быть в приказе

Приказ должен содержать:

  • Герб (если это предписано законодательством)
  • эмблему либо товарный знак (если они разработаны и закреплены в Уставе);
  • наименование организации, которая издает приказ (оно должно соответствовать уставными документам). При наличии сокращенного наименования, оно помещается ниже полного наименования и заключается в скобки;
  • наименование вида документа (в рассматриваемом случае это слово «ПРИКАЗ»);
  • место составления приказа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • отметка о приложении (при необходимости);
  • подпись (приказ подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее право подписи).

Как правильно составить и оформить приказ о назначении ответственного за охрану труда – читайте в статье по ссылке.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - примерОсновные реквизиты документа о назначении ответственного за персональные данные.

Что с оформлением

Для документов длительного срока хранения, к которым относится рассматриваемый приказ, левое поле не должно быть менее 3 см. Реквизиты можно выравнивать по левой стороне или центрировать. Исключение составляют заголовок к тексту, непосредственно текст и отметка о приложении, которые не центрируются.

Когда приказ зарегистрирован, с ним необходимо ознакомить лиц, на которых приказом возлагаются обязанности. Отметка об ознакомлении может размещаться на лицевой стороне приказа, если позволяет оставшееся свободное пространство, или на оборотной стороне документа. Тут вы узнаете, как правильно оформить акт об отказе от подписи документа.

Как определить номер и зарегистрировать приказ

Приказ о назначении ООПД регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности либо в другой регистрационной форме, предусмотренной в организации. В журнал вносятся сведения:

  • о номере документа (порядковый номер по журналу регистрации). Номер из журнала регистрации проставляется на приказе;
  • дате документа (дате подписания приказа). Эта же дата проставляется на приказе;
  • заголовке;
  • количестве листов самого документа и приложений (через дробь);
  • ответственном исполнителе;
  • о лицах, которых необходимо ознакомить с приказом.

Каков алгоритм действий при составлении приказа

Алгоритм следующий:

  1. Собрать и проанализировать информацию:
  • Законодательную (не вносились ли в последнее время изменения в закон «О персональных данных» и в нормативные правовые акты, которые были изданы на его основе);
  • Персональную (точное написание наименования должностей, фамилий, инициалов работников, которые будут упоминаться в приказе);
  1. Определиться с использованием бланка приказов.
  2. Оформить «шапку» приказа, если бланк приказа не используется.
  3. Оформить заголовок к тексту (ниже места издания документа, от левого поля без отступа).
  4. Оформить констатирующую часть приказа (с какой целью, на основании каких законодательных и нормативно-правовых документов издается приказ; без точки в конце констатирующей части).
  5. Оформить слово «ПРИКАЗЫВАЮ» (может располагаться, а конце констатирующей части и оформляться вразрядку: п р и к а з ы в а ю: или в отдельной строке прописными буквами: ПРИКАЗЫВАЮ).
  6. Оформить распорядительную часть (для каждого предписываемого действия выделить отдельный пункт, пронумерованный арабскими цифрами; указать должность, фамилия и инициалы сотрудника, который назначается ООПД, и дата, начиная с которой он приступает к указанным обязанностям).
  7. Оформить отметку о приложении, если оно имеется (указать наименование приложения, количество экземпляров и количество листов в каждом экземпляре).
  8. Оформить подпись.
  9. Проверить правильность оформления приказа и отдать на подпись руководителю.
  10. Зарегистрировать приказ в регистрационном журнале, соответствующие дату и номер проставить на приказе.
  11. Ознакомить с приказом назначенного ООПД под роспись (ознакомляемый должен расписаться и проставить дату ознакомления).
  12. Поместить приказ в папку для хранения.
Читайте также:  Вексельный кредит: что такое и как использовать, вексель и договор

Еще раз о главном

  1. Назначение ООПД обязательно.
  2. ООПД назначается приказом по общей деятельности. Издание приказа обязательно.
  3. Ответственным может быть любой сотрудник организации, включая руководителя или ИП.
  4. В приказ о назначении ООПД входят все реквизиты, характерные для приказа по общей деятельности.
  5. Срок хранения приказа о назначении ООПД – постоянно.

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/prikazy/prikaz-ob-otvetstvennom.html

Приказ о возложении персональной ответственности

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных .docСкачать образец приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных .doc

В перечень обязанностей ответственного за обработку персональных данных сотрудника входит контроль за защитой личной информации работников организации, доведение до них соответствующих нормативно-правовых актов компании, сбор нужных подписей и проч.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена.

Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов.

Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска.

Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия.

Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

  1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
  2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
  3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
  4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
  5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Приказ о назначении ответственного за обработку данных - пример

Приказ об ответственном за обработку персональных данных

Приказ об обработке персональных данных и назначении ответственных за это лиц является обязательным для всех работодателей.

Что это за приказ

Третий (после директора и бухгалтера) важный приказ, без которого нельзя работать ни одной организации, называется «О назначении лица, ответственного за обработку персональных данных». Такой человек должен быть в каждой организации, как того требует статья 22.

1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Конечно, все лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранность, но координировать это должен один назначенный специалист, который и будет отвечать за исполнение требований законодательства.

Кроме того, по нормам статьи 88 Трудового кодекса РФ доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица.

В приказе необходимо обязательно перечислить всех работников компании, имеющих доступ к персональным данным. Это могут быть сотрудники отдела безопасности, отдела кадров, бухгалтерии и руководители структурных подразделений.

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению ФЗ о персональных данных.

Ответственность за его отсутствие

Санкциями статьи 13.11 КоАП РФ за такие нарушения предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан — в размере от 300 до 500 рублей;
  • на должностных лиц — от 500 до 1 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

___________________________________________________________(полное наименование, адрес, ОГРН, ИНН оператора)

Приказ № _____о назначении ответственного

за организацию обработки персональных данных

г. _______________ «___»___________ ____ г.

Источник: https://zc43.ru/prikaz-o-vozlozhenii-personalnoj-otvetstvennosti/

Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

В каждой организации при приеме сотрудников на работу собирается довольно много персональных сведений, требуемых для организации трудовых отношений. Порядок сбора, обработки, хранения и защиты описываются в положении о персональных данных организации. Данный локально-нормативный акт утверждается на основании приказа руководителя.

Порядок применения приказа

Прежде всего в организации должно быть составлено положение о персональных данных, в котором регламентируется порядок сбора персональных данных, а это может происходить, как в бумажном, так и в электронном виде, также обработка, хранение и защита.

Если в организации присутствует профсоюзный орган, то предварительно данный документ согласовывается с выборным органом профсоюза. Если разногласий не обнаружено, то в течение 3-х дней после ответа профсоюза работодатель может утвердить положение издав соответствующий приказ руководителя.

На сновании положения должны действовать ответственные за сбор персональных данных лица, при этом все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под роспись, а вновь принимаемых знакомят с документом до подписания трудового договора. При этом сотрудники работающие с персональными данными должны в свою очередь подписать соответствующее обязательство о неразглашении данных.

Важно! Прежде чем собирать личные данные сотрудников необходимо получить от них согласие на обработку персональных данных в виде заявления.

При оформлении приказа следует указывать в нем следующую информацию:

  • Вверху следует указывать реквизиты организации, если приказ оформляется на официальном бланке, то он должен их содержать.
  • Ниже пишется наименование документа «Приказ».
  • Приказ должен содержать очередной порядковый номер, согласно нумерации очередного документа в книге регистрации приказов, дату его составления и место.
  • Также пишется краткое содержание документа, т.е. о чем будет идти в нем речь, например: «О назначении ответственных за обработку персональных данных».
  • Ниже, в теле документа, отражается нормы закона, регламентируемые порядок работы с персональными данными сотрудников. После слов «Приказываю» указывается распорядительная часть:
    • Должны быть указаны ответственны лица за сбор и хранение данных.
    • Отдельные лица могут выполнять обработку данных, которые также указываются в документе.
    • Указывается пункт о доведение данного распоряжения до определенных лиц.
    • Указывается ответственный за осуществления контроля за данным распоряжением. Контроль может быть возложен на самого директора.
  • Далее все ответственные и указанные в документе лица должны расписать (ознакомиться).
  • В конце свою роспись и расшифровку ставит директор организации.

Источник: https://blankionline.ru/doc/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennyh-za-obrabotku-personalnyh-dannyh.html

Ссылка на основную публикацию