Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.

Суть и особенности журнала регистрации заявлений

Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.

Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:

  • наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
  • должность самого заявителя и его работодателя;
  • ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
  • дата создания заявления;
  • подпись заявителя.

Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.

После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.

Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию – смотрите тут:

Кто и когда ведет документ

Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:

  • документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
  • отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
  • если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
  • если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
  • занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
  • исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
  • требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.

Какие заявления регистрируются

Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и веденияОбразец заполнения журнала регистрации.

Регистрации подлежат обращения:

Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.

Форма и структура журнала регистрации

Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.

Во время заполнения вносятся сведения:

  • номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
  • дата, когда оно было передано;
  • ФИО и должность заявителя;
  • резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.

Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.

Тут вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и веденияЖурнал регистрации заявлений на отпуск.

Этапы заполнения журнала

Допускается вести записи произвольно, но наиболее актуально попользоваться документом, в котором имеется специальная таблица. Весь процесс занесения записей делится на этапы:

  • подается какое-либо заявление работником;
  • в журнал вносится его номер и дата получения;
  • прописывается ФИО и должность работника, составившего обращение;
  • кратко вносится суть поданного обращения;
  • после того, как будет на него получен ответ от работодателя, записывается в журнал информация о резолюции, вынесенной руководством фирмы.

Важно! Вносить следует в документ исключительно те сведения, которые понадобятся компании в дальнейшей деятельности.

Как не допустить ошибок

Чтобы грамотно вести этот документ, следует учитывать некоторые правила:

  • фиксации подлежат абсолютно все заявления, подаваемые работниками фирмы;
  • передавать документы надо в двух экземплярах;
  • особенно правильно заполняется в журнале строка о дате подачи обращения;
  • допускается компанией создать собственный регламент, на основании которого будет вестись этот журнал, поэтому лицо, назначенное ответственным за этот процесс, должно четко следовать этим правилам.

Важно! Данный документ не проверяется ФНС или другими государственными учреждениями, поэтому наличие ошибок не считается значимым моментом, но все же желательно предусмотреть некоторые меры ответственности для лица, которое занимается ведением журнала, чтобы все записи вносились своевременно и правильно.

Как без ошибок заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – читайте в этой статье.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и веденияПример заполнения регистрационного журнала.

Сколько надо хранить журнал

Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.

Заключение

Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.

Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.

Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.

Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео:

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/zhurnal-registracii.html

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором юридические лица и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года журнал имеет типовую форму. Приведем образец заполнения этого документа.

Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.

При проведении надзора контролирующая и проверяемая сторона придерживаются норм ФЗ №294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Этот закон определяет:

  • само понятие проверки (плановой и внеплановой);
  • процедуру назначения и сроки проведения контроля;
  • порядок подведения итогов.

Форма документа

Типовая форма журнала учёта утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141, наряду с формой акта самой проверки. Однако ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает. Если вы не ведёте этот документ, инспектор делает в акте соответствующую запись. Отсутствие журнала будет расценено как недостаток, который вам будет рекомендовано устранить.

По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.

Правила оформления и заполнения документа

Документ состоит из:

  • титульного листа;
  • страниц, содержащих сведения о контроле.

Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:

  • названия компании (ФИО ИП);
  • даты начала ведения;
  • юридического адреса организации (адреса места жительства ИП);
  • номера ОГРН (ИНН ИП)
  • ФИО руководителя;
  • ФИО самого ответственного работника.

Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.

Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Храниться документ в компании должен 5 лет, после этого его можно не архивировать, а сразу уничтожить.

Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание журнала учёта. В нём 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры:

  1. дата начала и завершения мероприятия по контролю;
  2. длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
  3. название контролирующего органа;
  4. номер и дата распоряжения о проведении проверки;
  5. предмет контроля, его цель;
  6. плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
  7. номер акта, дата составления;
  8. нарушения;
  9. номер предписания об устранении, дата составления;
  10. ФИО инспектора;
  11. ФИО экспертов, если они привлекались;
  12. Подпись инспектора.

Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения
Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Скачать журнал учета проверок юридических лиц в формате word

Скачать заполненный образец в формате word

Источник: https://ppt.ru/forms/proverka-ur-lic

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях.

Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих.

В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

  • руководство и заместители;
  • эксперты компании;
  • работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
  • служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

  1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
  2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
  3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
  4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Читайте также:  Заявления приставам в ходе исполнения решения

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату заключения договора;
  • дату составления дела;
  • порядковый номер.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

  • заполненная при приёме на работу анкета;
  • заявление о приёме на работу;
  • ксерокопия приказа;
  • копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
  • копии ИНН и СНИЛС;
  • документ об образовании;
  • персональная карточка и фотография;
  • рекомендации от предыдущих работодателей;
  • копия трудового договора;
  • опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

  • свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
  • справки, приказы о переводе;
  • документы о премиях и штрафах;
  • справки об уровне дохода;
  • грамоты, дипломы;
  • прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел;
  • индекс документа — согласно номенклатуре;
  • дата составления документа;
  • дата принятия документа в дело;
  • примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц.

Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы.

В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф. И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности.

Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату.

К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления.

Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Источник: https://sb-advice.com/law/3456-instruktsiya-po-oformleniyu-i-uchyotu-lichnyih-del-rabotnikov.html

Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдения конфиденциальности при обработке и использовании персональных данных, то возникает необходимость вести определенные акты, регламентирующие и закрепляющие все нюансы, касающиеся личных данных работников.

В статье мы расскажем, какие журналы, связанные с ПДн необходимо вести в организации, и какой формы могут быть эти документы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Какие книги необходимо вести организации?

  • Обязанность ведения журналов, связанных с ПДн, устанавливается локальными правовыми актами самой организации, правовыми актами органов субъектов РФ либо нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.
  • Поэтому единой формы для того или иного журнала законодателем не предусмотрено.
  • На различных предприятиях ведутся следующие журналы, связанные с персональными данными:
  1. Учета передачи ПДн – документ, который нужен для того, чтобы фиксировать операции, связанные с обработкой и передачей личных сведений. Согласно ТК РФ, в обязанности руководителя входит обеспечение защиты предоставленных ПДн сотрудников. Для того, чтобы сторонние лица не имели доступа к конфиденциальным сведениям работников, на предприятии должны вестись специальные журналы учета передачи документов (иных форм носителей), содержащих личные данные.
  2. Учета обращений граждансубъектов ПДн – журнал по регистрации обращений и запросов субъектов персональных данных. Обязанности ведения такого акта предусмотрена ч. 4 ст. 22.1. ФЗ «О персональных данных», в соответствие с которой лицо, ответственное за организацию обработки личной информации, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов ПДн или их представителей.
  3. Ознакомления с положением о защите ПДн – данный документ заменяет лист ознакомления с положением о защите конфиденциальных сведений, в случае если необходимо ознакомление большого количества работников с указанным Положением.
  4. Учета лиц, допущенных к работе с ПДн в информационных системах персональных данных – документ определяет порядок учета лиц, допущенных к работе с использованием конфиденциальных сведений. В журнале также указываются данные о проведении инструктажа с правилами работы с персональными данными.
  5. Учета машинных носителей ПДн – документ, в котором учитываются все физические машинные носители, использующиеся для хранения или переноса ПДн.

    Для ведения такого журнала учета лиц каждому машинному носителю, к флешке, ПК должен присваиваться инвентарный учетный номер.

  6. Мероприятий по контролю обеспечения защиты ПДн – указанный документ содержит перечень периодически проводимых мероприятий по обеспечению защиты конфиденциальных данных сотрудников организации. Журнал также содержит информацию о результатах внутренних проверок выполнения режима защиты ПДн.
  7. Регистрации нарушения и восстановления ПДн – журнал закрепляет информацию о произведенных нарушениях, о самих сотрудниках, допустивших нарушение и мерах, которые были предприняты для восстановления нарушенных требований к обработке и использованию персонал. сведений.
  8. Регистрации согласий на обработку ПДн – документ, закрепляющий согласие и ознакомления лица с перечнем предоставляемых сведений.
  9. Учета средств защиты информации ПДн. Для обеспечения безопасности ПДн необходимо применение определенных средств защиты информации в информационных системах персональных данных. С помощью указанного документа учитывается, какие средства защиты информации какому пользователю (сотруднику) были выданы.

Также на предприятиях могут вестись журналы:

  1. Регистрации попыток несанкционированного доступа к информации.
  2. Учета паролей пользователей информационной системы ПДн и т.п.

Кто должен вести подобную документацию?

Порядок хранения, использования и учета личной информации работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса.

Как правило, обязанности ведения документации, связанной с личными данными, возлагается на работников, которые осуществляют обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.

Оформление: общие требования

Титульная страница

  1. Общепринято (для всех журналов) в правом верхнем углу указывать руководителя (генерального директора), утверждающего документ. Форма ведения может быть такой:
  2. «УТВЕРЖДАЮ
  3. Генеральный директор название предприятия ФИО___
  4. « »____20__г.»

Далее посередине заглавными буквами указывается название. После обозначается поле для даты, с которой было начато ведение документа, напр.

«Журнал начат «__» __ 20__ г.», рядом указывается поле для даты окончания, напр. «Журнал завершен «__» ___ 20__ г.».

В правом нижнем углу указывается сотрудник, ответственный за ведение документа, также проставляются даты, например:

«ОТВЕТСТВЕННЫЙ за ведение журнала ФИО и должность сотрудника

«___» ___20__г.».

Содержание

Сам документ содержит следующие графы:

  1. Порядковый номер внесенной записи.
  2. ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего ПДн, например ООО «ИнфоК2».
  3. Состав запрашиваемых данных, например Сведения о заработной плате работника за период 01.01. 20_ – 01.12. 20_ гг.
  4. Цель выдачи документа, содержащего личные сведения, например Контроль за соблюдением коллективного договора ООО «ИнфоК2».
  5. Дата выдачи бумаг, содержащих личные сведения.
  6. Дата возврата бумаг, содержащих личные сведения.
  7. Подпись запрашиваемого лица.
  8. Подпись ответственного сотрудника.

Содержание отдельных книг

Обращения субъектов

Образец заполнения журнала обращений субъектов персональных данных содержит:

  1. Порядковый номер, № п/п.
  2. ФИО субъекта ПДн.
  3. Дата обращения.
  4. Цель обращения.
  5. Перечень сведений, здесь указывается наименование выдаваемых документов.
  6. Результат обращений, например Был составлен ответ или Был составлен отказ. Здесь же указывается правовое обоснование ответа или отказа, дата и подпись лица, составившего ответ.
Читайте также:  Заявление на отпуск с последующим увольнением: пример и образец

Документ также может содержать раздел «Порядок заполнения». В данном разделе указываются правила заполнения граф, исправления ошибок и т.д.

Скачать бланк журнала учета обращений субъектов персональных данных

Ознакомления с положением о защите

В самом акте может быть продублировано Положение о защите ПДн сотрудников. Разделы:

  1. Номер, № п/п.
  2. Фамилия, имя, отчество лица, ознакомленного с инструкцией.
  3. Должность.
  4. Дата ознакомления.
  5. Подпись.

Скачать бланк журнала ознакомления с положением о защите персональных данных

Электронных и машинных носителей, содержащих ПД

Образец заполнения журнала учета электронных и машинных носителей информации, содержащих персональные данные включает:

  1. Порядковый номер, № п/п.
  2. Регистрационный (учетный) номер носителя, указывается инвентарный номер.
  3. Тип и ёмкость носителя, например ПК, жесткий диск, флешка.
  4. Дата поступления на учет.
  5. Отметка о постановке на учет, ФИО, подпись дата.
  6. Отметка о снятии с учета, ФИО, подпись дата.
  7. Место хранения, здесь указывается № кабинета или шкаф, стойка, сервер и др.
  8. Сведения об уничтожении носителя.

Подробнее об уничтожении персональных данных читайте тут.

Мероприятий по контролю обеспечения сохранности

В журнале отмечаются мероприятия, проводимые периодически в соответствие с планом мероприятий по обеспечению сохранности ПДн.

В графы вносится:

  1. Номер записи мероприятия, № п/п.
  2. Название проведенного мероприятия, например Контроль над выполнением антивирусной защиты.
  3. Дата проведенного мероприятия.
  4. Исполнитель мероприятия, данные на сотрудника.
  5. Результат (отчет, действия) осуществленного мероприятия.

Скачать бланк журнала учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных

Регистрации нарушения и восстановления

Источник: https://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/zhurnaly.html

Журнал регистрации личных дел работников образец

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.
  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Источник: https://lpk-sharya.ru/zhurnal-registratsii-lichnyh-del-rabotnikov-obrazets/

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Журнал учета персональных данных, пример оформления и ведения

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Журнал учета личных дел – правила оформления и заполнения

Процесс систематизации личных дел в журнале может быть осуществлен в нескольких вариантах:

  1. При помощи порядковой нумерации дел.
  2. С использованием алфавитного указателя.
  3. С разбивкой на структурные подразделения компании или категории должностей.

Ответственность за оформление личных дел и их регистрацию возлагается на кадровую службу или уполномоченного сотрудника, которому приказом руководителя вменены соответствующие обязанности. Журнал регистрации личных дел работников, образец которого на предприятиях может иметь индивидуально разработанные формы бланков, после внесения в него сведений подписывается ответственным лицом.

Фиксации в журнале подлежат все заводимые на учреждении личные дела. Заполнению подлежит каждая графа. При необходимости форму бланка можно видоизменять – вводить дополнительные ячейки для данных или убирать лишнюю информацию. Вносимые исправления отражаются в специальном поле – «Примечания». Все записи должны быть пронумерованы.

Журнал учета личных дел работников, образец его оформления, должен содержать сведения о:

  • порядковом номере производимой записи;
  • номере, присвоенному конкретному личному делу;
  • дате заведения указанного личного дела;
  • дате закрытия дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • табельном номере рабочего;
  • при проставленной дате закрытия дела обязательно указывается причина этого действия;
  • местах нахождения дел;
  • дате сдачи дела в архив;
  • поле для примечаний.

В журнал регистрации личных дел работников предлагается вносить все дополнительные сведения о сотруднике в графу примечаний. Разрешается не только приобретать готовые бланки журнала, но и создавать их своими силами.

Для этого потребуется сформировать титульный лист с табличной частью журнала для внесения данных о сотрудниках. После распечатки необходимого количества страниц они сшиваются с титульным листом и нумеруются.

Обязательно концы шнуровочной нити склеиваются и скрепляются оттиском печати, в конце указывается ответственное лицо за ведение журнала.

Титульный лист должен содержать информацию о наименовании предприятия, дате открытия журнала и окончания его ведения. Все записи в графы журнала вносятся в хронологической последовательности.

Цвет пасты может быть синим, черным или фиолетовым. Нельзя допускать в журнале помарок, подчисток. Все ошибки должны быть перечеркнуты и взяты в скобки, рядом производится запись правильных данных.

Зачеркивать следует так, чтобы можно было разобрать, какое именно слово было написано ранее.

Номер записи Рег.номер личного дела дата оформления личного дела Ф.И.О. работника табельный номер Дата закрытия дела Причина закрытия дела Дата передачи дела в архив Подпись ответственного за ведение дел лица
20 20 12.05.2009 Иванов И.И. 10

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-registracii-lichnyh-del-rabotnikov-obrazec

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.
Читайте также:  Исковое заявление об алиментах на содержание супруга, образец

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1583

Образцы и бланки журналов регистраций 2020 года

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal/zhurnal-registracii/

Ссылка на основную публикацию