Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Служебной запиской именуется модель документального оборота внутри организации, которая дает возможность результативно реагировать на всевозможные обстоятельства.

Цели и типы служебного документа

Служебное письмо предназначается для извещения определенного должностного лица об имеющихся трудностях или о внесении, каких либо предложений касающихся производственных вопросов.

Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Структура служебной записки

Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса.

Служебные записки подразделяются на:

  • те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, докладные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
  • те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.

В свою очередь служебная перепись может осуществляться как между подчиненными и работодателем (внутренние), так и между руководителями структурных подразделений и основным руководителем предприятия (внешние). Внешне производственные документы предназначаются для предоставления их за пределы организации, получателем такого вида записки является вышестоящее руководство.

Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.

Внутрипроизводственное письмо руководителю организации от подчиненных составляется рукописным способом в свободной форме. Однако для написания такого рода документа можно использовать компьютерную или печатную технику.

Грамотное написание документа

Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

  • кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
  • название составляемого письма;
  • вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
  • основная часть, излагается подробная суть события;
  • заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
  • под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.

!  Что такое чек-лист и для чего он нужен

Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.

Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.

Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.

Формирование производственных писем в электронном виде

На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа.

Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством.

Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.

Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Пример служебной записки

Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:

  • в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
  • подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
  • на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.

Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.

Как написать служебную записку, пример, скачать образецВ этой статье вы узнаете, как написать записку на депремирование работников.

Чтобы правильно написать объяснительную записку, внимательно изучите эту статью с примерами.

Что такое докладная записка и как ее писать? Об этом читатели узнают тут.

Аспекты составления

При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

  • Как написать служебную записку, пример, скачать образецходатайство на получение чего либо, пишется только на непосредственного начальника конкретной службы. Где должно быть четко указано наименование нужной продукции, ее количество и для каких целей она требуется;
  • докладная на конкретного сотрудника или группу лиц должна писаться на вышестоящего руководителя, которому подчиняется составитель, и лица, в отношении которых составлен данный документ;
  • в просьбе о замене старого оборудования необходимо отразить все причины, по которым начальство должно будет удовлетворить такой запрос;
  • ходатайство о премировании составляется с указанием достижений премируемого сотрудника, а также возможные варианты его осуществления;
  • служебная записка о повышении в должности должна содержать полную информацию, с чем связана данная просьба, и составляться начальником отдела в котором работает должностное лицо, руководителю организации;
  • в документах содержащие жалобу о недоплате требуется указать конкретную сумму, возможные причины недоплаты и допустимых виновных лиц в таком деянии;
  • если причиной составления производственного письма явилась поломка оборудование, нужно отобразить из-за чего это случилось, и характер поломки;
  • жалоба о несвоевременном предоставлении документальных актов составляется с отображением периода, в какие сроки должен быть получен определенный документ, и его наименование. А также по возможности нужно указать виновных лиц в задержке рабочего процесса.
Читайте также:  Длящееся административное правонарушение коап, срок давности

!  Что такое чек-лист и для чего он нужен

Соблюдение вышеперечисленных нюансов, позволит даже не опытному сотруднику составить грамотную и понятную для руководителя служебную записку.

Скачать образец служебной записки

Значимость документа

Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.

Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.

Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.

Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya-zapiska-primer-napisaniya.html

Составление служебной записки по образцу

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

  • Как написать служебную записку, пример, скачать образец
  • Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).
  • Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

  1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
  2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
  3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
  4. номер регистрации служебной записки;
  5. дату написания;
  6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
  7. сам текст;
  8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

  • правильное указание всех реквизитов;
  • строго придерживаться официального стиля написания;
  • составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

  • автоматически присваивается номер документа (его карточка);
  • все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
  • для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
  • экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;
Читайте также:  Что такое свидетельство о заключении брака

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.

№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku.html

Как грамотно написать служебную записку на повышение заработной платы – образцы для скачивания, прим

Как написать служебную записку, пример, скачать образец

Грамотный руководитель понимает, что наиболее эффективным средством мотивации сотрудников к активной деятельности на рабочем месте является их материальная заинтересованность. В связи с этим он может принять решение об увеличении размеров ежемесячных выплат для всего коллектива или отдельных ценных работников, в особенности когда прибыль предприятия увеличивается. Для того, чтобы оформить повышение оклада, необходимо подготовить специальную служебную записку с ходатайством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !

Как обратиться к руководству?

На основании служебных писем решаются важные вопросы, связанные с работой компании и её сотрудников, в том числе их заработной платой. Чтобы изменить работнику фактический оклад, необходимы обоснования для приказа, согласно которому бухгалтерия и будет производить новые выплаты. Документальное оформление увеличения оклада начинается со «служебки» о повышении заработной платы.

Узнать больше о том, что это такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, можно здесь.

Увеличение оклада себе и сотруднику, в чем разница?

Вопрос о повышении зарплаты работнику может инициироваться непосредственным руководителем, который уполномочен давать оценку эффективности его труда. В этом случае должностную записку касательно повышения оклада составляет начальник подразделения (менеджер).

В служебном письме он обращается к вышестоящему руководителю с ходатайством.

Личная просьба о прибавке жалования также является адекватным элементом трудовой культуры, так как каждый работник вправе ожидать увеличения оплаты за эффективную профессиональную отдачу.

Просить о прибавке к зарплате для себя можно:

  • обратившись к вышестоящему начальнику лично и подкрепив свой визит соответствующим служебным письмом;
  • оставив служебную записку-просьбу у секретаря руководителя или канцелярии;
  • отправив письмо о повышении оклада через почту на адрес предприятия.

Следует учесть, что работодатель может повысить ежемесячные выплаты сотруднику, если у фирмы есть такие возможности, однако он не обязан делать этого, особенно если просьба или требование были безосновательны либо же неубедительны.

Составление служебки

Законодательно не принято единых требований к написанию подобного документа, однако желательно придерживаться определённой структуры его написания. В документе должно быть:

  1. Указано название организации или подразделения.
  2. Написано, кому предназначается записка (ФИО ответственного лица).
  3. Видно, кто является составителем этой официальной бумаги.
  4. Обозначено название документа и её целевое назначение (нашем случае – увеличение оклада).
  5. Приведён текст должностного письма, отражающий суть вопроса.
  6. Сформулирована просьба, требование, предложение.
  7. В наличии подписи составителя (при необходимости – резолюции должностных лиц).

Служебная записка о повышении зарплаты, написанная в произвольной форме, юридически правомочна при наличии всех необходимых составляющих.

[3]

Основные требования

Служебные письма являются официальными документами, поэтому при их составлении следует придерживаться определённых правил:

  • Деловой информационный стиль изложения – без метафор, сравнений, лирических отступлений, художественного оформления.
  • Лаконичность – информация должна быть изложена чётко, ясно, кратко, но ёмко (без «воды»).
  • Точность фактических данных – фамилия, имя, отчество работника указываются полностью в соответствии с паспортными данными; все даты и цифры должны соответствовать действительности.
  • Конкретность – желаемая сумма оклада указана в цифрах, время начала выплат – конкретной датой (месяцем, кварталом).
Читайте также:  Защита детей, споры о детях в суде, образцы исков

Как правильно написать обоснование просьбы?

Служебное письмо о повышении заработной платы, как и другие служебные записки, будь-то о выплате денег или задержке, состоит из трёх основных частей, идущих последовательно одна за другой: «шапки», «тела» и заключения. В «шапке» пишется:

  1. Должность ответственного лица в компании, которому адресован документ (в дательном падеже), фамилия, имя, отчество адресата. Например: «Директору кондитерской фабрики «Фантики» Сахарову В.И.»
  2. Должность ответственного лица или сотрудника, который составляет документ, фамилия, имя, отчество составителя (в родительном падеже). Например: «Начальника отдела сбыта Цукермана Я.М.»

«Тело» документа – это его основная часть (название и текст официальной бумаги).

Название включает заголовок «Служебная записка» и подзаголовок » о повышении зарплаты» или «об увеличении должностного оклада». Далее по тексту вписывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность претендента на добавку к зарплате.

В тексте документа необходимо указать:

    Необходимую информацию для положительного решения по данному вопросу, которая должна касаться деловых качеств и достижений сотрудника.

Сюда может включаться краткая информация о том, на какую должность был принят работник, сколько он проработал, как хорошо справляется с обязанностями, какова результативность его работы, как она повлияла на производственную эффективность предприятия. Можно обратить внимание на личностные особенности, имеющие отношение к работе.

  • Обоснования к повышению оклада (увеличение должностных обязанностей, часовая переработка, повышение квалификации, заслуги перед фирмой, окончание испытательного срока, возможная инфляция и повышение цен).
  • Предложение (просьбу) о повышении зарплаты (увеличении должностного оклада) с указанием конкретной суммы в сравнении с фактической зарплатой (возможно сравнение с окладами на аналогичных должностях других предприятий).
  • Желаемые сроки повышения выплат.
  • Указание на необходимость внесения изменений в штатное расписание.
  • Документ должен иметь дату и порядковый номер, под которым он зарегистрирован. Эти данные могут быть вписаны после названия, например, «Служебная записка» от 12.03.

    2018 № 57, либо же проставлены слева от «шапки» в свободном поле.

    Если письмо составлялось «на себя», перед тем, как подать его на рассмотрение вышестоящему руководству, желательно заручиться поддержкой непосредственного руководителя, попросив его завизировать документ.

    Пример написания

    Генеральному директору ООО «Панда» Веселову Дмитрию Петровичу Начальника отдела по производству мягконабивных игрушек

    Источник: https://novosibexpert.ru/kak-gramotno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-na-povyshenie-zarabotnoj-platy-obraztsy-dlya-skachivaniya-prim/

    Служебная записка

    Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса.

    Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами.

    Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.

    Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.

    Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

    Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:

    • вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
    • вопросы информационного характера;
    • вопросы по организации рабочего процесса;
    • хозяйственные вопросы.

    Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

    Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер.

    По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.).

    После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.

    Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.

    Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.

    Источник: https://forms-docs.ru/doc/sluzhebnaya-zapiska

    Ссылка на основную публикацию