Служебная записка на командировку — образец и пример, скачать

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать Время чтения: 4 минут

Порой появляются обстоятельства, вынуждающие работодателя направить того или иного сотрудника в служебную поездку для решения срочных вопросов. В том случае, если командировка предполагалась заблаговременно, то распорядительный документ начальника будет издан на основании ранее разработанного трудового плана. Если же выезд в другой населенный пункт внеплановый, то для возможности издания соответствующего Приказа следует изначально разработать служебную записку на командировку, образец и структуру составления которой рассмотрим в данной статье.

Даты направления и возвращения сотрудника из командировки фиксируются в документации на основании сведений, содержащихся в проездных билетах сотрудника, которые в обязательном порядке следует предъявить работодателю по факту прибытия из поездки.

Если же работник выезжал в другую местность на собственном транспорте и никаких билетов на себя не оформлял, то период командирования устанавливается на основании информации, предоставленной в служебной записке, при условии, что к ней прилагается соответствующая оправдательная документация, подтверждающая использование личного авто.

Таким образом, оформление рассматриваемого документа требуется в случаях:

  1. Когда трудящийся уезжает в деловую поездку на личном/служебном или же арендованном автотранспорте;
  2. Когда гражданин не может представить своему начальнику иные доказательства выполнения возложенной на него задачи, из-за которой он, собственно, и был отправлен в командировку.

Служебная записка является тем самым документом, на основании которого работодатель обязан выплатить подчиненному суточные начисления, а также предоставить, при необходимости, материальное возмещение личных расходов лица, понесенных на служебные нужды.

Форма и структура заполнения служебной записки

В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку.

В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4.

К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:

  • В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
  • Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
  • В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
  • Наименование документа;
  • Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
  • Дата оформления документа;
  • Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
  • Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
  • ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.

Образец и правила заполнения служебной записки в зависимости от ее разновидности

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать Ранее упоминалось, что служебные документы на отбытие в деловую поездку могут быть двух разновидностей: записки, на основании которых оформляется Приказ о направлении сотрудника, а также записки, оформляемые по прибытию лица из поездки, в которых отображается результат выполнения поставленной задачи. Рассмотрим более подробно примеры таких служебных записок:

  1. О командировании сотрудника

Разновидность записки, которая оформляется непосредственно для издания распоряжения от имени руководителя организации. Как правило, документ составляется начальником структурного подразделения, которому необходимо отправить подчиненного в поездку для выполнения определенной задачи. Целью такой служебной записки является подробная и четкая аргументация необходимости командировки.

  1. На необходимые расходы в процессе поездки

Перед каждой командировкой, наниматель обязан предоставлять сотруднику определенную сумму денежных средств, которой ему должно хватить на покрытие необходимых нужд в период отъезда: на проезд, проживание и покупку продуктов. Данная разновидность служебной записки оформляется по прибытию лица обратно в организацию.

В документе сотрудник обязан письменно отчитаться о всех расходах, приложить к записке оправдательную документацию: полученные чеки или квитанции за продукты/услуги, а также указать: цель своего командирования, даты выезда и возвращения обратно, сведения о личном авто, при условии, что он выезжал на собственном транспорте.

Случаются ситуации, когда ранее требовавшаяся командировка отменяется вследствие определенных возникших обстоятельств. Оформление служебной записки требуется тогда, когда командируемый работник уже получил на руки аванс, предоставляемый на потребности в поездке. В документе следует зафиксировать прошение об отмене деловой поездки сотрудника, а также обозначить причину такой меры.

Нюансы составления служебной записки на деловую поездку

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачатьНаправление сотрудников в деловые поездки может осуществляться как по территории России, так и за границу. При составлении служебной документации данный факт не учитывается, различия будут лишь в размере служебных издержек, понесенных работником в нашей стране и за рубежом. Поэтому при передаче гражданином отчетности, работодатель и бухгалтер должны учитывать местность, откуда он вернулся и высчитывать суточные и авансовые выплаты по тарифам той страны.

Некоторым трудящимся комфортнее отправляться в командировки на личном автотранспорте, особенно в том случае, когда предполагаются многократные переезды.

На такое решение гражданина законодатель не устанавливают никаких ограничений, а работодатель не может этому препятствовать.

В случае выезда на служебном или личном авто, по приезду командируемый должен приложить к служебной записке путевой лист, а также предъявить начальнику оправдательные документы о понесенных расходах на бензин, которые должны быть лицу компенсированы.

Процедура направления в командировку руководителя организации, не имеет значимых отличий от командирования штатного сотрудника, все положения законодательства распространяются на него аналогичным образом, соответственно, от начальника также требуется составление соответствующих служебных записок.

Однако мнение представителей Роструда гласит о том, что руководство должно быть освобождено от оформления подобной документации, так как в его обязанности и так входит подписание распорядительной документации о направлении в командировку.

Для того чтобы избежать каких-либо противоречий, рекомендуется в локальных актах организации прописать положение, согласно которому представители руководящего состава будут освобождены от составления служебных записок.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье

Источник: https://infotrud.ru/komandirovka/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazec/

Служебная записка на командировку: образец 2019

Как отмечалось ранее, образец служебной записки уместно заранее продумать и передать его в кадровое подразделение. Это позволит облегчить порядок документирования процедуры.

Рассматриваемая служебная бумага может составляться в двух вариантах:

  1. формируемая до отъезда (служит основанием для публикации распоряжения управленца);
  2. та, которая подтверждает понесенные траты.

Порядок оформления бумаги выглядит следующим образом:

  1. Служебная записка на командировку - образец и пример, скачатьВ верхнем левом углу прописывается ФИО и должность управленца компании в дательном падеже. Также необходимо указать ту же информацию о непосредственном начальнике подразделения, где трудится субъект, а также ФИО и должность самого командируемого лица.
  2. В центре документа обозначается наименование – «Служебная записка».
  3. В основном тексте необходимо в вольном формате прописать обращение к нанимателю, в котором будет описываться цель командировки, даты фактического отбытия и прибытия в РФ, а также иные существенные аспекты. Если лицо использовало в ходе деловой поездки частный транспорт, также необходимо указать сведения, идентифицирующие машину.
  4. Приводится список прилагаемых бумаг.
  5. Записка визируется. Подразумевается подпись работника и фактическая дата формирования документа.

Служебная записка составляется от руки самим командируемым субъектом. Также к документу необходимо приложить максимум имеющихся оправдательных документов. В случае, если подобные бумаги были испорчены, утеряны, либо не имелись изначально, субъект должен отметить эти факты в служебной записке, после чего компенсация понесенных затрат будет осуществляться по факту его возвращения в РФ.

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

Визирует служебные записки и все документы, прямо связанные с деловыми поездками, директор предприятия.

Исходя из данной бумаги, бухгалтерией планируются затраты, которые лицо понесет на протяжении командировки, либо объем компенсации субъекту.

Законодательством не постановляется, какие конкретно сроки предусматриваются для подачи служебной записки постфактум. Однако, практика демонстрирует, что субъекты сдают записку как можно быстрее, подготавливая ее либо до фактического возращения, либо в день возращения, до появления в компании.

Запрос о предоставлении средств является наиболее распространенным видом служебной записки о направлении в командировку.

К особенностям оформления данного запроса относится следующее:

  1. Оформление запроса должно осуществляться по факту возвращения субъекта из деловой поездки.
  2. Должно иметь место указание перечня услуг, на которые лицо осуществляло траты. При этом важно подчеркнуть, что данный список актуален только для тех позиций, которые не вошли в бюджет командировки. То есть, подразумевается, что выделенных средств субъекту не хватило. В дальнейшем уместность каждой конкретной статьи затрат в поездке будет определять наниматель.
  3. Необходимо прикрепить к запросу все имеющиеся оправдательные документы (включая чеки, квитанции, билеты и др.).
  4. Требуется четко отразить дату отъезда и прибытия.
  5. В отличие от других видов служебных записок, в запросе также необходимо указывать конкретное время с поминутным отражением отбытия лица из конкретного города, а также время прибытия по тому же формату.
  6. Также уместно приложить дополнительные оправдательные документы, которые бы подтверждали траты сверх нормы, а не только средства, входящие в бюджет данной поездки.

В случае, когда командировка должна состояться у частного предпринимателя, он вправе не составлять служебную записку. Впрочем, ИП вправе учитывать определенную долю затрат при выплате налогов.

Также актуальным является вопрос о командировании управленца. Так, исходя из ПП РФ № 749, директор компании является таким же штатным сотрудником, как и иные лица.

Соответственно, командировка управленца должна оформляться, исходя из общепринятых правил.

Однако, Роструд постановляет, что при командировании директора служебная записка не требуется, так как, фактически, происходит задвоение визы.

Во избежание непредвиденных ситуаций, настоятельно рекомендуется отразить в локальном нормативе нюансы подобных командировок.

Важно отметить, что при заграничных деловых поездках обязательно требуется составление служебной записки. В данных обстоятельствах записка будет служить основанием для предоставления компенсации субъекту в валюте той страны, куда осуществлялась поездка.

Читайте также:  Заявление об установлении факта смерти, образец и пример

Таким образом, служебная записка на командировку является необходимым документом, который позволяет подтвердить статьи трат субъекта, которые тот осуществлял в деловой поездке. Настоятельно рекомендуется нюансы оформления рассмотренного документа отразить в локальных нормативах.

В оформлении служебной записки о направлении в командировку, образец которой прилагается к статье, нет ничего сложного. В ней должно быть указано следующее:

  • данные сотрудника, который едет в командировку;
  • место назначения командировки, а если несколько, то указать все;
  • для выполнения каких работ сотрудник направляется в командировку;
  • на какой срок направляется работник в командировку;
  • подпись сотрудника и дата составления;
  • резолюция руководителя сотрудника и главы фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что направление сотрудника в командировку — это не так уж и сложно, если заранее утвердить формы необходимых документов.

В последние годы порядок оформления документов для командировок существенно изменился. Это затронуло и служебное задание. Теперь не требуется оформлять его в виде отдельного документа.

Цель командировки кратко указывается в приказе руководителя. Служебное задание как отдельный документ позволяет конкретизировать поставленные перед работником задачи. Поэтому многие компании утверждают форму задания в своих локальных актах и используют его.   

Образец служебной записки о командировке 2019 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Командировка директора

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Источник: https://kruiz-money.online/sluzhebnaya-zapiska-komandirovku-obrazets-2019-goda/

Служебная записка на командировку — образец и пример, скачать

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

  1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
  2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
  3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
  4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
  5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
  6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
  7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.

Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание!

  • Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в
  • командировку
  • , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.

Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.

Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.

В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.

В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

  • Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
  • Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
  • В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание!

  1. В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как
  2. командировочное удостоверение
  3. , так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой код по справочнику ОКПО.

Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.

Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

В таблице пронумерованы столбцы:

  • №1 — записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
  • №2 — Должность, как указана в штатном расписании;
  • №3 — страна и город, в которые он направляется в поездку;
  • №4 — фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров — в графе можно поставить прочерк.
  • №5 и №6 — дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
  • №7 — общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
  • №8 — число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
  • №9 — компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
  • №10 — что служит основанием для поездки работника в командировку.
Читайте также:  Учет аттестатов о полном общем среднем образовании

После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:

  • №11 — Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
  • №12 — после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.

Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.

Дальше располагается графа, в которой лицо, подписавшее выше задание, должно подвести общий итог данной поездки, после этого записать свои данные и сделать подпись.

Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.

Это локальный документ, подтверждающий отправку сотрудника в командировку. В большинстве случаев оформляется, если работник не может предоставить проездные билеты или прочие подтверждения работы в другом регионе.

Согласно постановлениям Правительства РФ №1595 и №771 записка составляется сотрудником после возвращения из командировки. На законодательном уровне не закреплены конкретные сроки, поэтому работодатель сам определяет, должна ли она сдаваться в день возвращения или на следующий рабочий день.

Источник: http://kuzcredit.ru/blog/sluzhebnaya-zapiska-komandirovku-obrazets-2019-goda/

Служебная записка на командировку: образец 2018 — Страж закона

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

Служебную записку на командировку оформлять не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Где предусмотреть оформление служебных записок на командировку

Оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебная записка на командировку (образец-2016)

Посмотрите: служебная записка на командировку (образец-2016):

Директору «Альфы»
Львову А.В.
от экономиста
Кондратьева Александра Сергеевича

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 21 января 2016 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

Наименование Автомобиль легковой
Марка Skoda Octavia 2.0 FSI
Регистрационный номер С854KP197

Вернулся обратно 29 января 2016 г. в 18 ч. 55 мин.

  • Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.
  • Приложение:
  • Путевой лист.
  • Кассовые чеки АЗС от 21 января 2015 г и 29 января 2016 г.
  • Квитанция гостиницы «Уездная» от 29 января 2016 г.

01.02.2016                                                                                                            А.С. Кондратьев

Какая служебная записка на командировку заменит проездные документы

Служебная записка о командировке (образец 2016 года ниже) пригодится и в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Служебная записка на командировку образец -2016

Директору «Альфы» А.В. Львовуот менеджера А.С. Кондратьева

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 2 о подтверждении факта пребывания в командировке 

г. Москва                                                                                                                               26.08.2016

Настоящим довожу до Вашего сведения, что с 18 по 25 января 2016 года я находился в служебной командировке в ООО «Торговая фирма «Гермес»», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командирования и обратно к месту работы в ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, я использовал свой личный транспорт, а именно легковой автомобиль Ford Focus, государственный номер M258 ВО 177.

  1. Фактический срок моего пребывания в командировке составил 8 календарных дней.
  2. Проживал у родственников.
  3. Отметки принимающей стороны:
Организация Прибытие Отъезд
дата время дата время
ООО «Торговая фирма «Гермес»», г. Иваново, ул.  Донская, д. 2 18.01.2016 09:30

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/80108-slujebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets—2016

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации.

Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов.

В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

  • те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
  • уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

  • название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
  • указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
  • приводится список приложений, если они имеются;
  • проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Скачать бланк служебной записки на командировку образца 2018 года

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

  • наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
  • транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
  • временная болезнь командированного;
  • обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку — образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

  • в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
  • необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
  • если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
  • для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Скачать заполненный образец служебной записки о направлении в командировку

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки также составляется для издания соответствующего приказа. В ней обязательно указываются причины, по которым указанная поездка не может состояться. Во многом они схожи с теми основаниями, по которым продлевается период назначения.

Следует отметить, что такой образец оформляется в том случае, если приказ о направлении в командировку уже был издан. Дальнейшая процедура отмены предполагает, что составляется документация с указанием причины. Только после этого издается приказ об отмене направления в командировку.

Читайте также:  Отказ в принятии искового заявления: основания, что делать

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (9 3,89

Источник: https://strazakon.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-komandirovku-obrazec-2018.html

Форма служебной записки на командировку

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

Служебная записка на командировку предназначена, прежде всего, для определения цели командировки, которая в дальнейшем поможет подтвердить правильный выбор статьи затрат и решить возможные споры с налоговиками. Также в записке может утверждаться период нахождения работника в командировке, что облегчает работу бухгалтера при расчете суточных.

Кто и в каком виде составляет служебную записку

У этой служебки нет определенной формы, установленной законом. Вы можете составить ее в произвольном виде и утвердить локальным нормативным документом.

Однако помните, что согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 необходимо описать правила составления служебной записки и ознакомить с ними сотрудников, чья деятельность связана с командировками.

Записка составляется инициатором поездки и относится руководителю для согласования. Список инициаторов можете определить сами. Как правило это руководители отдела продаж, коммерческие директора.

Основной смысл документа заключается в разъяснении цели командировки, определение места поездки, указания должности и ФИО командируемого сотрудника. Также можно указать даты командировки.

Если инициатива идет от рядового сотрудника, то он, как правило, сначала визирует у своего руководителя, а затем документ отправляется к ответственному лицу всей организации (зачастую это генеральный директор).

Служебную записку, утвержденную всеми инстанциями лучше хранить в бухгалтерии. В таком случае будет удобнее воспользоваться документом при возможных вопросах налоговой.

Образец служебной записки на командировку

Скачать образец служебной записки на командировку можно на нашем сайте.

Заполнить служебную записку на командировку вы можете онлайн в программе БухСофт.

Использование личного транспорта в командировке в 2020 и соответствующая служебная записка

Рассмотрим нередко возникающий вопрос учета расходов, связанных с личным автомобилем сотрудника, отправленного в рабочую командировку.

В таком случае согласно п. 7 Положения о командировках выписывается путевой лист, а в приказе о направлении отмечается, что сотрудник будет использовать свой транспорт.

Источник: https://zkinform.ru/forma-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Образец служебной записки на командировку в 2020 году — скачать бланк, расходы, об отмене, на личном авто, форма, как написать

Служебная записка на командировку - образец и пример, скачать

2   0   6351

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно. 

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

  • когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
  • если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Примерный бланк скачайте по ссылке.

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

  • сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
  • сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
  • перечисление прилагаемых документов;
  • ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).

Образец служебной записки на командировку в 2020 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Образец служебной записки на возмещение расходов:

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Скачать бланк можно по ссылке.

Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте.

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

  • чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Бланк приказа можно скачать тут.

Основные причины для отмены командировки:

  • погодные условия;
  • семейные обстоятельства;
  • заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы. Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же.

Какие бумаги может заменить

  • Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.
  • Поэтому она заменяет собой:
  • Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

Видео по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Ссылка на основную публикацию