Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнениюТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).
В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Сведения о работе

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению 

Увольнение

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению 

Сведения о награждениях

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Читайте также:  Водительские права, как документ удостоверяющий личность

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Содержание

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи
Дата: Число Месяц Год
Сведения о приеме на работу,..
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Как перейти на электронные трудовые книжки с 2020 года

Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе.

Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику? Нужно ли готовить какое то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данная материал является обзором о применении и ведение цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новости про цифровизацию стажа уже стали законом

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Также см:

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

  Мать-одиночка: особые правила увольнения

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

  • Скачать образец уведомления о переходе на электронные трудовые

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению
СОВЕТ

Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Это будет подтверждением того, что вы уведомили работника. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их  работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.
Читайте также:  Заявление о замене ответчика, образец и пример, бланк, шаблон

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота). 

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

  Трудовой стаж и его исчисление

Также см. “Электронная 2-НДФЛ и 6-НДФЛ с 2020 года: сколько человек“.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде.

При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК.

Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  •  трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

  • С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
  • Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
  • Аналогично другой отчетности в ПФР.
  • Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: сайт ПФР

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnye-trudovye-knizhki-2020.html

Правила и нормативные рекомендации по ведению и хранению трудовых книжек работников в соответствии с нормами законодательства

Являясь главным документом учета трудовой деятельности и стажа гражданина, трудовая книжка раскрывает всю его профессиональную биографию.

Здесь отображаются такие данные, как опыт работы в конкретных должностях, карьерный рост, длительность пребывания на службе, причины увольнения и прочие сведения, которые, в свою очередь, могут пролить свет на “светлые” и “темные” пятна в профессиональной жизни сотрудника.

На данный момент трудовая книжка является первым документальным основанием начисления страховой пенсии по достижении человеком соответствующего стажа и возраста. Рассмотрим ключевые законодательные нормы ее оформления и ведения.

Основные правила заполнения и хранения трудовой книжки

Российское законодательство обязывает работодателя вести трудовые книжки каждого сотрудника, для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовой книжки в соответствии с нормативными требованиями происходит на первом месте работы гражданина — он должен предоставить в отдел кадров, бухгалтерию или же непосредственно руководителю чистый бланк документа, в котором работодатель обязан в течение 7-дневного срока с момента заключения трудового контракта внести базовые сведения о сотруднике. Данная информация заполняется на основании представленных им оригиналов личных документов.

В то же время записи в трудовой книжке отражаются исключительно на основании внутреннего приказа на предприятии. Речь идет о таких сведениях, как прием в должность, перевод на другую позицию в компании, повышение категории, награждения и отличия, увольнение.

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек работников в течение всего периода трудоустройства возлагается на уполномоченного сотрудника отдела кадров, бухгалтерии или же самого руководителя компании.

Работодатель также обязан вести учет трудовых книжек в виде специальной приходно-расходной книги по учету их бланков и вкладышей к ним, а также книги учета движения данных документов.

Вкладыш в трудовую книжку заводится работодателем в том случае, если все ее страницы являются заполненными в момент приема на работу.

Как сменить фамилию в трудовой книжке?

Изменение фамилии владельца трудовой книжки производится работодателем на основании приказа об изменении персональной информации, который, в свою очередь, готовится после предоставления работником соответствующих актуальных документов, содержащим такие изменения, и в некоторых случаях — заявления об изменении фамилии. Получив копию внутреннего приказа, кадровая служба корректирует данные сотрудника в его трудовой книжке и личной карточке.

Читайте также:  Уведомление о смене адреса юридического лица: основания для написания письма

Согласно правилам внесения правок в документ учета трудовой деятельности и стажа, прежняя фамилия на первой странице бланка аккуратно зачеркивается и вписывается новая. На внутренней стороне обложки дается пояснение данного изменение со ссылкой на реквизиты соответствующего документа.

Законодательное регулирование вопроса

Нормативный регламент ведения и хранения трудовых книжек граждан излагается в ряде документов:

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

  • статье 66 Трудового кодекса РФ, дающей определение документа учета трудовой деятельности и стажа человека, декларирующей обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек;
  • статьях 5.27 и 13.20 КоАП РФ, регулирующих меры ответственности за нарушения регламента ведения документа, прописанного в Трудовом кодексе РФ;
  • постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», предписывающем правила оформления, заполнения и хранения документов, устанавливающем их образец, а также стандарт вкладыша в трудовую книжку;
  • постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об инструкции по заполнению трудовых книжек». Директива содержит четкие указания, как правильно вести трудовую книжку, как и в каком порядке вносить записи и возможные правки.

В апреле 2018 года Министерство труда РФ опубликовало проект приказа об утверждении нового порядка ведения трудовых книжек, который в недалеком будущем призван заменить действующие ныне Правила ведения и хранения трудовых книжек, принятые в 2003 году.

Чиновники уже анонсировали ряд изменений, направленных на упрощение некоторых норм оформления бланков трудовых книжек.

Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

Принятая Постановлением Минтруда РФ в 2003 году Инструкция по заполнению трудовой книжки содержит практические рекомендации по внесению в документ всей необходимой информации.

Согласно ее нормативным положениям, содержательная часть трудовой книжки условно делится на такие блоки, как личные данные сотрудника, информация об образовании, сведения о работе (переводе, награждении, увольнении).

Рассмотрим практические особенности заполнения данных в каждом из них:

Как вести трудовую книжку. инструкция по заполнению

  1. Личная информация о работнике: на первой странице документа указываются ФИО (без сокращения) и дата рождения человека.
  2. На первой странице (титульной) отражаются также сведения об образовании, специальность сотрудника — эти данные вносятся на основании оригиналов или заверенных копий соответствующих документов. После внесения записи ставится дата заведения трудовой книжки, а также подпись самого работника, удостоверяющая вышеизложенное. Данные первой страницы документа также визирует уполномоченное на предприятии лицо, сюда же ставится и печать организации.
  3. Сведения о работе — этот блок начинается с разворота следующей страницы, содержащим четыре графы: порядковый номер, дату совершения того или иного действия, графу с непосредственной информацией о трудовой деятельности, графу с реквизитами документа, на основании которого вносится запись.

Записи вносятся последовательно: каждая запись приема, перевода или увольнения с рабочего места должна быть пронумерована по порядку.

Ключевые сведения отображаются в графе 3 — здесь уполномоченное лицо указывает информацию о принятии (переводе, увольнении) на ту или иную должность в конкретной организации. Изложенное визируется подписью сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии или непосредственно самим руководителем, указываются его ФИО и должность, ставится печать учреждения.

В разделе «Сведения о награждении» по такой же схеме вносится и информация о наградах за те или иные трудовые достижения с указанием даты награждения и документа, являющимся для этого основанием.

Подытожив, отметим: в российском законодательстве предусмотрен целый перечень нормативов, которые устанавливают строгий порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек граждан на основном месте их работы.

Соблюдение работодателем всех регламентных правил работы с документами учета трудовой деятельности и стажа работника является неукоснительным требованием трудового законодательства во избежание тех или иных нарушений, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/xranenie.html

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

  1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
  2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

  1. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
  2. Оформляйте прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
  3. Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
  4. Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2020 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
  5. Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
  6. Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2020 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
  7. После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
  8. В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/494346/

Ссылка на основную публикацию