Служебный акт: образец и пример документа, основание для составления

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.Служебный акт, образец и пример составления

Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».

То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

Служебный акт, образец и пример составления

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Служебный акт, образец и пример составления

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Служебный акт, образец и пример составления

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4

  • г. Санкт-Петербург
  • Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Служебный акт, образец и пример составления

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Служебный акт, образец и пример составления

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Служебный акт, образец и пример составления

Письмо об отзыве из отпуска

Служебный акт, образец и пример составления

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Служебный акт, образец и пример составления Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Читайте также:  Акт обследования жилищных условий: образец и пример составления документа

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры.

Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.

В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Служебный акт, образец и пример составления Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебный акт, образец и пример составления Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Служебный акт, образец и пример составления

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/484859/

Проводим служебное расследование на предприятии

Законодателем не определено само понятие «служебное расследование», однако оно принято в деловой практике и встречается, хотя и не в прямой форме, в законодательных актах. Так, например, статьей 247 ТК РФ работодателю вменяется в обязанность провести проверку, если ему причинен ущерб, чтобы установить его размеры и причины возникновения.

Когда проводится служебное расследование

При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.

Как правило, такая проверка проводится в случаях:

  • недостачи при инвентаризации;
  • жалобы со стороны клиентов или персонала;
  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
  • нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
  • разглашения коммерческой информации;
  • нанесения материально ущерба организации или работникам;
  • получения и дачи взятки;
  • иных злоупотреблений.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.

Как начать служебное расследование

Работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, если речь идет о хищении, в составе комиссии наверняка окажется представитель бухгалтерии, службы безопасности и подразделения, где хищение было выявлено. Часто возглавляет комиссию либо руководитель, либо внутренний аудитор.

Однако требований к составу комиссии нет. Войти в нее могут любые лица по выбору руководителя, за исключением причастных, прямо или косвенно, к нарушению. Минимальная численность комиссии — три человека.

При этом руководитель должен издать приказ. Для этого понадобится образец приказа о проведении служебного расследования, образец представлен ниже.

Приказ о создании комиссии

Служебный акт, образец и пример составления

Что выясняет комиссия

При проведении проверки выясняются следующие обстоятельства:

  • суть нарушения;
  • размер причиненного ущерба;
  • причины и условия, повлекшие проступок;
  • лицо, совершившее проступок;
  • степень вины;
  • смягчающие и отягчающие обстоятельства;
  • меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
  • профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений.

Когда круг потенциально виновных лиц определен, а в некоторых случаях он может быть достаточно широк, комиссия собирает письменные объяснения. При этом объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.

Объяснительная записка составляется работником на основании уведомления, которое оформляет комиссия. В уведомлении описывается происшествие, может быть приведен список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться.

Служебный акт, образец и пример составления

Работник вправе отказаться от дачи пояснений. В этом случае необходимо зафиксировать этот факт в акте об отказе дать объяснения. Составляют его члены комиссии. Служебный акт, образец и пример составления

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.

Кроме объяснительной записки, комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.

Результаты служебного расследования

По окончании расследования комиссия составляет итоговый документ — акт, который подписывают все члены комиссии. Образец акта служебного расследования на предприятии вы найдете ниже.

С актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, это надо засвидетельствовать подписями независимых лиц.

Работник или его представитель вправе ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с результатами.

По итогам проверки могут применяться меры дисциплинарного взыскания. Их необходимо включить в образец заключения служебного расследования.

На основании ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя.

Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления учреждением размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или сотрудник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с сотрудника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Образец акта о проведении служебного расследования

Служебный акт, образец и пример составления

В какие сроки проводится служебное расследование

Срок проведения служебного расследования по Трудовому кодексу должен быть согласован со сроком, которым ограничено наложение дисциплинарного взыскания. Согласно ч. 3 ст.

193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Днем обнаружения проступка, с которого начинается отсчет месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе подчинен сотрудник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (пп. «б» п.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/provodim-sluzhebnoe-rassledovanie-na-predpriyatii

Акт о проведении служебного расследования — форма, бланк и образец заполнения, этапы расследования

Служебный акт, образец и пример составления

Проведением служебного расследования с составлением соответствующей документации сопровождается любая чрезвычайная ситуация на предприятии – хищение, нанесение ущерба или урона, выявление крупной недостачи.

Что собой представляет акт о проведении служебного расследования

  • Акт необходим для возможности определить причину происшествия и вынести соответствующие случаю приказы о наказании виновного лица.

Зачем составлять акт

Этот документ должен прояснить следующие позиции:

  • Какого рода предприятие понесло ущерб;
  • Есть ли виновные в этом лица и кто именно;
  • В чем состоит вина данных лиц – в неправомерных действиях или полном бездействии;
  • О наличии связи между полученным уроном и действием виновного лица.

Как правильно составить и оформить акт расследования несчастного случая – читайте в этой статье.

Кто и когда составляет, подписывает документ

При получении предприятием урона руководитель должен составить приказ в качестве основания для проведения расследования.

Все пункты выявленные в ходе расследования должны отображаться в акте, именно комиссией составляется данный документ. Подписать бумагу должны все участники и заверить руководитель.

  1. Также с содержанием акта должен ознакомиться виновник происшествия и подставить свою подпись, им же составляется объяснительная записка.
  2. Важно: если он отказывается ставить подпись и объясняться следует составить еще один акт об его отказе.
  3. Обвиняемое лицо имеет право на обращение в суд для защиты своих интересов в случае необоснованных обвинений.

Основания для его проведения

Обычно поводом для проведения внутреннего расследования является:

  • Отсутствие на рабочем месте – руководитель не знает почему работника нет, объяснения отсутствуют, предприятие несет убыток, прежде чем штрафовать такого сотрудника следует выяснить причины его отсутствия, для этого и собирается комиссия, составляющая акт об отсутствии работника на рабочем месте;
  • Нанесение ущерба предприятию – если руководитель подозревает материально-ответственное лицо в хищении, ему необходимо это доказать посредством инвентаризации. Для этого собирается комиссия из соответствующих специалистов, которые обязаны установить факт недостачи;
  • Злоупотребление – здесь также идет речь о нанесении ущерба посредством злоупотребления своей должностью – сбыт продукции по заниженным ценам, договоренность со сторонними организациями о торговле вне кассы и прочее.

Служебный акт, образец и пример составленияИздание приказа и состав комиссии

Обычно такая проверка вменяется:

  • Службе безопасности;
  • Кадровой службе;
  • Службе внутреннего аудита.

Комиссия должна состоять из не менее, нежели 3-х человек:

  • Эксперты в данном вопросе;
  • Работник бухгалтерии;
  • Профсоюзный представитель, если работник состоит в нем.

Руководитель предприятия, как инициатор всего действия также должен участвовать в процессе, однако в состав комиссии он входить не может.

Важно: участие в таком мероприятии добровольное, так что любой из указанных в приказе людей имеет право на отказ.

Читайте также:  Дарение автомобиля: оформление сделки, запрет и налоги, описание процедуры

Условия проведения расследования

Весь процесс не может быть выполнен в отношении работника:

  • Находящегося на больничном или в отпуске;
  • В применении меры наказания не учитывается время для составления мнения профсоюзом;
  • Взыскание не применяется до получения итогов ревизии, аудита, хозяйственного расследования.

День начала проверки начинается с даты издания указа.

Ход проверки

В ходе расследования собираются все факты урона, нанесенного предприятию:

  • Письма заказчиков с жалобой на невыполнение обязательств по вине такого-то лица;
  • Заявление или докладная записка, которые легли в основу всего процесса проверки. Здесь вы узнаете, как составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
  • Акт экспертов о наличии недостачи или ущерба по факту;

Рекомендовано такое сообщение выполнить в официальном стиле, к примеру, заказным письмом с уведомлением.

Важно: ответ комиссия должна получить в течение 2-х дней, если он не последовал составляется акт об отказе и начинается составление акта о расследовании.

Основные реквизиты акта служебного расследования

Документ составляется произвольным образом и состоит из 3 частей:

  • Вводной;
  • Основной;
  • Резолютивной.

В шапке документа:

  • Указываются реквизиты фирмы;
  • Место и дата составления.

После слова «Акт» указывается основная часть:

  • Перечень членов комиссии – ФИО, должность.
  • Перечень выявленных фактов правонарушения;
  • Выводы экспертов;
  • Результаты бухгалтерского учета;
  • Указание на факт причастности подозреваемого лица;
  • Свидетельские показания;
  • Материальные доказательства.

В последнем условном разделе подводятся итоги всего расследования и делаются соответствующие выводы. После чего всем членам комиссии следует поставить подпись.

Служебный акт, образец и пример составленияПравила составления

Для составления акта применяются те же правила, что и для прочей подобной документации.

Для его формирования доступно взять обычный лист формата А4 или фирменный бланк.

Шапку расположить в правом верхнем углу. Обоснованное наименование документа указывается посредине листа.

Далее следует описать само правонарушение, после чего детальное описание каждого проведенного этапа расследования.

Возможные ошибки

  • При составлении акта необходимо соблюдать предписания законодательных документов, имеющих отношение к проведению процедуры служебного расследования.
  • Акт должен содержать все основные пункты – дата формирования, причина составления, полное описание хода расследования.
  • Его доступно формировать как в ходе расследования, так и впоследствии посредством переноса данных с предварительно выполненных набросков.
  • В документе должны в обязательном порядке указываться ФИО и должности всех членов комиссии, а также главного виновника события.
  • После его полного составления и ознакомления с ним необходимо:
  • Чтобы все члены комиссии подписали его;
  • С ним необходимо ознакомить виновное лицо и дать ему подписать бумагу.

Он имеет право на отказ и последующее обжалование решения комиссии.

В ходе подписания документа обвиняемый может указать на свою невиновность, так как для этого были веские основания, приложив документальное подтверждение.

  1. Обвинение работника в служебном преступлении достаточно серьезное мероприятие, и для его исполнения и принятия последующих мер наказания необходимо собрать достаточное и правдивое число улик и доказательств, чтобы впоследствии составленный акт невозможно было оспорить в суде и его составление было оправдано.
  2. Акт же в свою очередь, как и прочая первичная документация имеет произвольную форму без применения какого-либо унифицированного бланка, однако во время его формирования необходимо руководствоваться общепринятыми правилами составления внутренней документации.
  3. Какие результаты ожидать от полиграфолога по факту внутреннего служебного расследования – смотрите тут:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/akt-sluzhebnogo-rassledovanija.html

Как правильно составить акт – образец заполнения

Служебный акт, образец и пример составления

Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.

Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико.

Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие.

Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.

Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.

Общие требования к составлению акта

  1. В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным приказом создают комиссию (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации.

Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.

  • Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта.

 

В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.

  • Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
  • Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога.Например, заголовок может звучать как акт о списании материальных запасов или же акт приемки выполненных работ.
  • В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так.«Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от 12.03.2014 №97 «О проведении…».
  • В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
  • В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
  • Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы.При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
  • Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста.Это будет выглядеть так:
  • Составлен в 3 экземплярах:
  • 1 экземпляр – в ЗАО «Колесница»
  • 2 экземпляр – в ООО «Профиль»
  • 3 экземпляр – в дело № 05/13
  1. Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично отметке о наличии приложений к деловому письму.Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
  2. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности.По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
  3. С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
  4. Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Источник: https://delo-pro.ru/obrazcy-aktov/kak-pravilno-sostavit-akt-obrazec-zapolneniya.html

Служебный Акт и Акт служебного расследования. Образец 2019 и правила составления

Если на предприятии произошел инцидент, то помимо взыскания с виновного работника материального ущерба необходимо провести инвентаризацию и служебное расследование. Оно необходимо, чтобы в будущем избежать неприятных последствий и застраховаться от подобных случаев.

Инвентаризация нужна, чтобы оценить причиненный ущерб, служебное расследование – чтобы выявить причины его возникновения. Расследование выполняется по этапам и в завершении составляется акт служебного расследования.

Акт служебный – это документ, который фиксирует определенные значимые факты. Виды служебных Актов могут различаться (Акт приема-передачи, акт приемки выполненных работ и т.п.), так и в процессе труда (Акт об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, об инвентаризации, передачи смены и т.п.).

  • Работник, который совершил правонарушение, и чья вина была доказана в ходе проведенного служебного расследования, должен написать объяснительную записку (ее образец размещен выше), в которой кратко и емко следует изложить причины такого поступка.
  • Служебное расследование – это совокупность принятых компанией мер, направленных на сбор, проверку и анализ документов, подтверждающих факт нарушения.
  • Для проведения расследования назначается председатель комиссии, для ведения документации – секретарь.
  • Российское законодательство выделяет только 2 дня на дачу объяснений работником, в отношении которого проводится служебная проверка.

Комиссия в соответствии с Трудовым кодексом должна запросить у сотрудника письменное объяснение в связи со случившимся. Секретарь составляет запрос, в котором работник должен расписаться. Если он отказывается это сделать, нужно данный факт зафиксировать.

Читайте также:  Больничный лист: оформление и оплата листка нетрудоспособности, описание документа

Служебное расследование может быть начато на основании следующих нарушений:

  1. Систематические опоздания.
  2. Преждевременное завершение трудового дня.
  3. Невыполнение профессиональных обязанностей (расследуется на основании жалоб недовольных клиентов или служебной записки других сотрудников, образец которой можно найти немного ниже).
  4. Нарушение инструкции (должностной) или техники безопасности, в том числе и противопожарной.
  5. Нанесение субъекту предпринимательской деятельности материального ущерба.
  6. Мошеннические действия, которые повлекли за собой финансовые потери компании и т. д.

Служебный акт, образец и пример составления

Пример служебного акта

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «ЛандышСМИ».

Источник: https://dedadi.ru/obrazcy-dokumentov/sluzhebnyy-akt-i-akt-sluzhebnogo-rassledovaniya.html

Методика служебного расследования дорожно-транспортного происшествия, составление и образец акта о результатах

При дорожно-транспортных происшествиях с участием транспортных средств, которые числятся на балансе предприятий, представители компании, так же как и сотрудники дорожной полиции, обязаны реагировать на случившееся и действовать в рамках методики расследования.

Для этого ими проводится независимая аналитическая работа, в результате которой составляется акт служебного расследования данного ДТП. Проведение служебного расследования и оформление акта производится как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями, имеющими транспорт в распоряжении.

Что это такое?

Акт служебного расследования дорожно-транспортного происшествия – это специальная форма, которая заполняется во время мероприятий по расследованию ситуации на дороге.

Он является внутренним документом фирмы, фиксирующим обстоятельства аварии, участником которой стало средство перевозки, числящееся за предприятием (автомобиль, грузовая машина, автобус, троллейбус и любые другие средства передвижения).

Для чего нужен этот документ?

Вся собранная информация относительно общей картины и причин происшествия, фактов нарушения трудовой дисциплины, а также правил внутреннего распорядка компании, согласованного действия сотрудников при выполнении должностных обязанностей, должна быть соответствующим образом письменно зафиксирована. Эта официальная бумага необходима:

  • для выяснения причин происшествия;
  • определения виновных лиц;
  • разработки соответствующих рекомендаций по предотвращению аналогичных ситуаций в будущем и проведения разъяснительной работы в коллективе.

Документ может пригодится также:

  1. для предоставления официальной информации вышестоящим инстанциям, изучающим обстоятельства аварии или инспектирующим деятельность фирмы;
  2. в случае жалоб и судебных разбирательств по делу, связанному с аварийной ситуацией на дороге.

Акт служебного расследования ДТП является составляющей внутренней служебной документации и храниться в кадровой службе или бухгалтерии 5 лет.

Кто должен составлять акт при ДТП?

После получения извещения о том, что служебная машина стала участником ДТП, издается специальный приказ по организации о создании экспертной комиссии, которая будет расследовать ситуацию. Она представляет собой группу должностных лиц, в состав которой входят:

  • председатель;
  • члены комиссии из числа работников компании.

В комиссию могут быть включены:

  1. руководитель предприятия;
  2. заместители руководителя;
  3. специалист по охране труда или технике безопасности (если имеется);
  4. бухгалтер (для произведения рассчётов относительно убытков);
  5. кадровые работники (которые могут предоставить сведения о водителе);
  6. любые другие должностные лица (согласно распоряжению администрации).

При необходимости могут быть задействованы независимые специалисты, имеющие соответствующие сертификаты (например, автоюристы, медэксперты).

Внимание! В комиссию не включается непосредственный руководитель, в подчинении которого находится водитель транспортного средства. Это делается для большей объективности и непредвзятости в оценке действий сотрудника, попавшего в ДТП.

Существуют определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования по факту ДТП и подготовке документа:

  1. Акт составляется, когда расследование завершено и члены экспертной комиссии обменялись мнениями, придя к определённому выводу.
  2. Данные могут вписываться в форму в виде бланка, а могут оформляться на бумаге формата А4 от руки (для составления документа не предусмотрена единая форма).
  3. Стиль написания – деловой, информационный.
  4. В документе должны указываться точные фактические данные, отсутствовать грамматические ошибки.
  5. Информация подаётся исчерпывающе, но ёмко и лаконично.
  6. Служебная бумага должна содержать название предприятия, порядковый номер, дату оформления, адрес по которому составлялась, данные о транспортном средстве, включая техническую информацию, о его водителе, о месте происшествия, наличии пострадавших.
  7. Обязательными являются выводы и заключение представителей экспертной группы.
  8. Акт считается действительным, если он засвидетельствован подписями председателя, всех членов комиссии и утверждён печатью предприятия.

Методика

Служебное расследование ДТП осуществляется на основании «Положения о порядке проведения служебного расследования дорожно-транспортных происшествий» (утверждено Приказом Минтранса РФ № 49 от 26 апреля 1990 г.).

Непосредственно после получения известия об аварии, должностные лица, выезжающие на место согласно приказу руководства предприятия, должны проконтролировать вызов скорой медицинской помощи и сотрудников полиции на место ДТП. Если представители компании прибыли на место раньше указанных служб, они должны оказать первую медицинскую помощь потерпевшим, оградить место аварии.

Важно! Все действия по изучению обстоятельств на месте нужно проводить оперативно: если служебное средство перевозки имеет сильные повреждения вследствие ДТП, его нужно будет убирать с проезжей части, оттранспортировав до ближайшей стоянки, или на территорию предприятия.

Комиссия в процессе расследования должна собрать максимум информации о ДТП. Для этого используют:

  • фотографирование (до окончания расследования сотрудниками ДПС, положение транспортного средства не меняют);
  • показания свидетелей аварии;
  • заключения экспертизы;
  • видеосъёмку на камеру или любой гаджет;
  • схему ДТП, составленную с помощью компьютерной техники;
  • устные объяснения, письменные объяснительные водителя.

Получить их можно, составив запрос. Для сбора информации и выяснения обстоятельств между членами комиссии разделяются полномочия и производятся такие действия:

  1. Устанавливается вид ДТП (например, это может быть столкновение, опрокидывание автомобиля, наезд на другое транспортное средство во время его остановки, на пешехода).
  2. Подробно выясняются обстоятельства с указанием даты и точного времени, места ДТП, даётся описание ситуации (как это произошло, в каком состоянии был водитель, получили ли транспортные средства повреждения и какие именно).
  3. Выясняется, есть ли пострадавшие (погибшие или травмированные), их количество.
  4. Подсчитывается материальный ущерб, в том числе от повреджения самого транспортного средства, а также груза (если он перевозился).
  5. Поднимаются данные и подтверждающие документы о разрешении для данного водителя на управление транспортным средством, его стаже работы, в том числе на данном предприятии, автошколе, в которой получал водительскую профессию и права на вождение; дополнительном обучении (когда обучался, количество часов в соответствии с программой).
  6. Определяется состояние водителя по данным предрейсового осмотра (в соответствии с заключением медработника).
  7. Поднимается информация о возможных взысканиях у водителя по административной линии и по линии ГБДД; о том, был ли он ранее участником ДТП.
  8. Составляется краткая характеристика на водителя (когда принят на работу, его личные и деловые качества, имел ли претензии, нарекания. замечания по работе или нарушения трудовой дисциплины, как относился к выполнению трудовых обязанностей).

Далее комиссия устанавливает круг должностных лиц, находящихся в поле ответственности по данному транспортному средству и производственному процессу. В связи с этим отмечается:

  • в исправном ли состоянии находилось транспортное средство (с уточнением всех его технических характеристик);
  • заявлялось ли водителем перед выпуском на линию о каких-либо неисправностях;
  • в распоряжение какого заказчика было направлена техника;
  • было ли у водителя водительское удостоверение, кем выдавался и проверялся путевой лист;
  • сколько времени было выделено на работу с заявкой;
  • заполнены ли все графы путевого листа, фактическое время выезда водителя;
  • кто из должностных лиц информировал водителя об особенностях работы на линии.

Экспертная группа также производит анализ работы транспорта на линии:

  1. как выполнялась работа на с момента официального выезда и до момента ДТП;
  2. на каком часу работы произошло ДТП.

Члены комиссии проводят оценку дорожных условий и условий видимости и состояния дороги в день ДТП:

  • в тёмное или светлое время суток произошло ДТП;
  • возможный туман, задымленность;
  • какой была температура воздуха;
  • присутствовал ли уклон проезжей части;
  • наличие мокрого асфальта, снежного наката, гололёда.

На основании полученной доказательной базы комиссия делает выводы, в которых указываются наиболее важные сведения об обстоятельствах:

  1. предшествующих ДТП;
  2. присутствующих в момент ДТП.

Результатом служебного расследования считается заключение о том:

  • есть ли вина водителя в ДТП (с обоснованием);
  • что послужило причиной ДТП (с указанием нарушенных пунктов ПДД и их конкретных формулировок);
  • какие были сопутствующие факторы, например, возможное алкогольное опьянение водителя.

Все полученные сведения заносятся в бланк акта. Дополнительно членами рабочей группы по расследованию собираются копии справок о ДТП, протокола об административном правонарушении, постановления по делу об административном правонарушении и другие документальные подтверждения обстоятельств аварии.

Сроки проведения

Внимание! Законодательством на проведение служебного расследования по факту ДТП предусмотрен пятидневный срок.

Исключение из правил предусматривается в случае человеческих жертв или большого количества травмированных:

  1. Если погибло два и более человека (либо же четверо и более получили серьёзные травмы), срок расследования увеличивается до 7 дней.
  2. Если количество жертв достигло семи либо же травмировано четырнадцать и более человек, определяется десятидневный срок.
  3. При особо тяжких аварийных ситуациях с многочисленными жертвами, расследование ДТП переходит на более высокий уровень. В таких случаях оно затягивается.

Акт о состоянии дороги при аварии

Осмотр дороги должен быть проведён в течение суток с момента аварии. По результатам осмотра на месте происшествия заинтересованной стороной составляется акт, который подписывают стороны конфликта (представители предприятия, чья машина пострадала в результате дефектов дорожного полотна и сами «дорожники»), а также сотрудники ГИБДД.

Таким образом, служебное расследование дорожно-транспортного происшествия – дело недолгое, но ответственное, требующее командной деятельности и чёткой организации. Групповая аналитическая работа по изучению обстоятельств аварии поможет сделать оргвыводы, разработать стратегии повышения безопасности труда и использования транспорта субъектов предпринимательской деятельности, организаций.

Источник: https://pravovoi.center/avtoyurist/dtp/akt-sluzhebnogo-rassledovaniya.html

Ссылка на основную публикацию