Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

  • Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
  • Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
  • Приведение в действие решений руководства в указанное время.
  • Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

  • Количеству граф в журналах.
  • Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

  • С указанием на исполнителя.
  • Содержательной части
  • Корреспондентских данных
  • Разновидности деловых бумаг
  • Даты
  • Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

  1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
  2. Второй символ изображает номер самого журнала.
  3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

  • Текст справок и распоряжений.
  • Записки с объяснениями.
  • Записки служебного вида
  • Заявления, телеграммы
  • Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

  • Исполнительной отметки.
  • Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

  1. Сколько листов входит в документ?
  2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
  3. Что можно сказать в примечаниях?
  4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образецЖурнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию.Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образецОбразец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

  • В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
  • Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
  • Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
  • Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

  1. Материалы информационного характера.
  2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
  3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
  4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
  5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
  6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
  7. Письма с рекламным содержанием.
  8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образецЖурнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/4-klyuchevykh-principa-zapolneniya-zhurnal.html

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

  • Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
  • Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
  • Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
  • Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
  • Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
  • Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.
Читайте также:  Обеспечение кредита: последствия нарушения обязательств и требования закона

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

  1. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
  2. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
  3. Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу – бумажному носителю – всё же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

  • Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
  • +7 (800) 350-22-67Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/registraciya-sluzhebnyh-zapisok.html

Журнал учета служебных записок. Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Функции и назначение

Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация

Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.

Разновидность служебных записок

Докладная служебная записка — эторазновидность адресованной прямому руководителю. составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).

Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть — должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая — из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.

Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации

Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

Заключение

Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.

Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

  • докладная (кадровая);
  • объяснительная;
  • пояснительная;
  • служебная.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку
составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку
составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Скачать образец

Пояснительную записку
составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка
— образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей.

Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников.

Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Читайте также:  Ходатайство о товароведческой экспертизе, образец и пример

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

  • название подразделения, в котором числится автор записки;
  • наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка
    »;
  • дата составления;
  • внутренний регистрационный номер документа;
  • должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текстовая часть;
  • подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями.

Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника.

Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число.

Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа.

Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

  1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
  2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
  3. Запросить информацию из другого подразделения.
  4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
  5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Журнал регистрации служебных записок: пример, скачать образец

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные.

У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

Трудные случаи оформления документов

В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

Источник: https://xn--80aaabod6bfydt3h2d.xn--p1ai/socialnaya-zaschita/zhurnal-ucheta-sluzhebnyh-zapisok-kak-zapolnit-zhurnal.html

Журнал регистрации служебных записок в организации

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Журнал регистрации служебных записок

Для стабильной и правомерной деятельности любая компания должна наладить внутреннюю систему документооборота. Среди небольших организаций популярен способ журнальной регистрации бумаг. В свою очередь, когда количество документов за год превышает 650-750 штук, большинство из подобных предприятий переходят на регистрационно-карточную систему. Тем не менее, даже при таких условиях регистрационные журналы должны находиться в сохранности еще длительный период. С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

Понятие и назначение журнала регистрации служебных записок

Регистрация служебных записок в организации происходит посредством заполнения соответствующего журнала. Данный документ должен носить целенаправленный характер и не содержать сведений о других бумагах (если иное не установлено локальными нормативами).

Вести подобный журнал рекомендуется, так как регистр является целесообразным простым инструментом грамотного документооборота в компании, а отсутствие доказательной базы наличия той или иной бумаги может привести к неблагоприятным последствиям в дальнейшем.

Впрочем, регистрация документов рассматриваемым способом не является обязанностью компании, закрепленной законодательно. Как следствие, контролирующие инстанции не вправе требовать ведение книги учета подобных бумаг, а также привлекать управленцев к ответственности ввиду отсутствия регистра учета служебных записок.

В случае, когда управленец допускает отсутствие рассматриваемого регистра, данное административное решение необходимо закрепить в локальном нормативе (в перечне документов, не подлежащих оформлению).

При наличии журнал имеет соответствующую юридическую силу и может правомерно использоваться в качестве доказательной базы в суде или любых иных контролирующих органах.

Ответственными субъектами за ведение рассматриваемого регистра выступают кадровые служащие. Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала

В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).

Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации. Если на вопрос, нужно ли регистрировать служебные записки внутри организации, управленец ответит положительно, журнал заводится. Но это – далеко не единственная причина его оформления.

Так, журнал регистрации служебных записок позволяет организации:

  • оперативно выявлять число входящих бумаг;
  • быстро получать требуемую информацию относительно конкретного сотрудника или происшествия;
  • прослеживать в разрезе дат исполнительность субъекта, который является ответственным лицом за визирование служебных записок;
  • предупреждать неправомерное проведение документов задним числом;
  • подтверждать, что документ был подан в конкретную дату, а также рассмотрен впоследствии должностным лицом.

Впрочем, в небольших фирмах журнал оформляется с целью фиксации как служебных, так и докладных бумаг. Особенно это актуально для тех компаний, где ведется активная переписка между коллегами, а также где сотрудников регулярно поощряют.

Так, докладные бумаги составляются, в основном, для донесения до руководителя негативной информации относительно работы или поведения члена коллектива. В свою очередь, служебные документы являются средством коммуникации между штатными единицами.

Особенности оформления журнала

Поняв, как регистрировать служебные записки, необходимо разобраться с внешним видом регистра. Следует отметить, что этот вопрос также не регулируется законодательством. Практически во всех случаях компании используют готовый шаблон, который закрепляют, как образец, в локальном нормативе.

В обязанности управленца, помимо прочего, также входит обеспечение подчиненным свободного доступа к тексту образца, инструкциям и иным внутренним нормативам, регламентирующим оформление документа.

Если в компании не утвержден образец регистра, но определена необходимость его ведения, то ответственное лицо вправе заполнять документ в вольной форме, поставив в известность о своем намерении руководителя.

К наиболее распространенным рекомендациям по оформлению шаблона журнала можно отнести следующие:

  • сведения необходимо вносить в заранее составленную таблицу;
  • одна строка предполагает внесение записи только об одном документе. Подразумевается, что даже три записки, поданные одновременно по одному и тому же поводу, должны регистрироваться отдельно;
  • в журнале должна проставляться индивидуальная порядковая нумерация;
  • один журнал должен заполняться на протяжении одного календарного года, после чего документ необходимо обновить.

К рекомендуемым реквизитам для оформления регистра относятся:

  • дата регистрации бумаги и ее номер по порядку;
  • наименование документа;
  • автор. При этом подразумевается ФИО составителя, его должность, а также структурное подразделение, где лицо работает;
  • спектр рассылки/адресат. Подразумевается, что записка может быть распространена на один или несколько отделов (в соответствии с чем и ставится отметка, например, «По всем сотрудникам маркетингового подразделения»), либо на одного субъекта (в данном случае ставится ФИО и должность адресата);
  • примечания.

Записка должна регистрироваться один раз даже в тех условиях, когда адресатов несколько. Подразумевается не просто указание отдела, а конкретных фамилий и должностей.

Дополнительно в журнал также могут вноситься следующие данные:

  • номер бумаги. Важно отметить, что данный номер отличается от порядкового / регистрационного, и должен указываться отдельно;
  • ФИО и должность субъекта, который подписал записку;
  • дата предоставления/визирования документа. Важно подчеркнуть, что указанная информация может отличаться от даты составления записки;
  • отметка об исполнении. Хотя, как демонстрирует практика, некоторые субъекты проставляют указанные сведения в графе «примечания».

Порядок заполнения журнала регистрации служебных записок

Журнал должен иметь твердый переплет, что обусловлено необходимостью длительной сохранности подобных документов. При этом ликвидация журнала ввиду того, что он обветшал, противозаконна. В частности, исходя из Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010г., срок хранения журнала регистрации служебных записок составляет 5 (пять) лет после окончания его ведения не зависимо от состояния.

Читайте также:  Регистрация недвижимости по наследству: алгоритм получения и как снять умершего?

Наличие нумерации страниц, клеевой прошивки и безопасные условия хранения позволят предотвратить изымание или добавление листов в регистр. Также уместно концы нитей, которыми прошивают документ, склеить на обороте обложки бумажным квадратом, где следует указать количество страниц и проставить подписи ответственных лиц. В случае наличия печати, необходимо проставить штамп так, чтобы часть заходила на приклеенный квадрат, а часть – на заднюю обложку документа.

На лицевой стороне журнала требуется обозначить полное название компании, а также дату, когда регистр был заведен.

В целом, рекомендуется опираться на стандартные правила оформления регистрационных журналов для внутренней переписки. В частности:

  • уместно проставлять альбомную ориентацию страницы с угловым расположением нумерации в верхней части листа;
  • рекомендуется использовать стандартный шрифт Times Now Roman, 14 pt;
  • дату формирования журнала и дату окончания его действия следует проставлять в нижнем правом углу;
  • наименование компании должно располагаться по центру документа;
  • нумерация должна начинаться со второго листа.

Последняя страница документа не должна до конца заполняться. Подразумевается, что потребуется место для итогового сведения информации. Также в конце журнала необходимо зафиксировать пропуски номеров, ошибки, описки и точное количество входящих бумаг.

По факту окончания журнала ставится подпись ответственного лица, ее расшифровка и штамп компании, если таковой имеется.

Образец оформления журнала регистрации служебных записок

После теоретического описания того, как регистрировать внутренние служебные записки, необходимо обозначить, как выглядит образец журнала регистрации рассматриваемых документов на практике:

Номер документа Дата регистрации Заголовок к тексту Автор Адресат Срок исполнения Примечание
54 02.02.2019 О предоставлении информации Начальник инженерного подразделения Сухов А.М. Начальник производст-венного подразделения Куров К.С.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/zhurnal-registratsii-sluzhebnyh-zapisok.html

Регистрация внутренних документов

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 

Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах.

Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

  • Инструкции
  • Положения
  • Регламенты
  • Приказы по основной деятельности
  • Распоряжения (указания)
  • Планы
  • Графики
  • Отчеты
  • Акты
  • Протоколы
  • Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

  • Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
  • (все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:

Образец журнала регистрации служебных записок:

Образец журнала регистрации протоколов:

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4381

Журнал регистрации записок (служебных документов) — образец

Полезная информация

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Источник: https://www.freshdoc.ru/kadry/docs/zhurnal/registracii_predstavlenij_zapisok/

Журнал регистрации заявлений работников образец бланк

Журнал регистрации заявлений работников применяется на предприятии для организации учета всех заявлений. Он заводится с начала деятельности предприятия и ведется до конца его существования. Документ обычно заполняется секретарем предприятия или кадровым работником.

  • В данной статье даны основные рекомендации по заполнению журнала, а также представлена полезная информация о том, как нужно его вести.
  • Как заполнять журнал регистрации заявлений работников
  • В журнале в обязательном порядке должны регистрироваться все заявления, поступающие от работников:
  • Заявление на отпуск.
  • Заявление на прием на работу.
  • На увольнение.
  • На переводы и т.д.

Оформляются записи по порядку с проставлением номеров документов

Личное заявление работника может быть написано собственноручно. Но в документе необходимо указать конкретные реквизиты: наименование вида документа, дата его составления, ФИО и должность заявителя, регистрационный номер документа.

Документ не имеет утвержденной унифицированной формы, поэтому ответственные работники заполняют его в произвольной форме. В основном журнал оформляется как таблица, каждая строка которой заполнена определенной информацией по отдельному документу.

В журнале указываются:

  1. Номер заявления по порядку.

  2. Регистрационный номер, если таковой имеется.

  3. ФИО и должность заявителя.

  4. Номер приказа руководителя по данному заявлению.

По усмотрению ответственного за ведение журнала лица в него можно добавить еще некоторые данные. Можно указать, куда будет передано заявление на хранение. Некоторые работнику добавляют графу Примечания.

  1. Если возникла необходимость изменить запись в журнале, следует аккуратно зачеркнуть неверные данные, а рядом вписать правильные.
  2. Особенности журнала регистрации заявлений работников
  3. Без осуществления регистрации заявления, документ, по сути дела, не имеет юридической силы, так как сам факт его непосредственного создания и получения никем не зафиксирован.
  4. Заявление начинает свое действие с того момента, как оно будет зарегистрировано с присвоением номера и оформлено в журнал.

Работник может потребовать от делопроизводителя или кадрового работника занести запись в журнал заявлений в его присутствии.  В некоторых организациях просят расписку в  получении заявления.

  • По закону журнал должен храниться в организации не менее 5 лет.
  • Все дополнительные вопросы Вы сможете задать бесплатно консультантам сайта.
  • Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации заявлений работников, вариант которого можно скачать бесплатно.

Источник: https://uristhome.ru/document/31/zhurnal-registratsii-zayavlenii-rabotnikov-obrazets-blank

Ссылка на основную публикацию